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Word要怎麼使用條碼Barcode呢?條碼字型Free 3 of 9

Word要怎麼使用Barcode條碼呢?

「Barcode條碼」這種東西,大家可能都只是在賣場結帳時,看到店員掃描產品身上的條碼,就可以知道這樣產品的價格,其實這東西也沒什麼大不了的,說出來你一定能理解的,你想像一下,如果在結帳時,店員都要將每一項「產品編號」,輸入到收銀機的話,那每個人的結帳不是要花上很長的時間嗎?

所以,就有人把這些「產品編號」,變成一種「固定的符號」,方便來讓「條碼機」讀取,這樣就能快速的輸入一長串的文字,也就能加快處理的速度了,而這個「條碼機」就好像「電腦鍵盤」一樣,都是用來輸入文字的工具。

可能有很多人不曉得條碼這東西,其實我們也可以自行產生,應用到我們平常的事務處理之中,像我以前的公司,它的訂單管理,我就把條碼應用在「落落長(台語)」的「訂單編號」上面,這樣我們平常在作業時,就不用在為了輸入訂單編號,而浪費許多的時間。

那問題來了,在Word中,要怎麼使用Barcode呢?

也許有人會用插入「物件」的方式,在Word中產生條碼,當然這也是一種方式,但其實有另一種方式,更加的簡單,就是利用「字型」。

我也真的很不敢相信,居然有「條碼字型」這玩意,也真沒有想到,原來使用起來,實在非常的簡單,而且完全都是免費的,這個條碼字型就是「Free 3 of 9」,大家可以從以下網站,去下載這個字型。

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Free 3 of 9 => 字型下載

Free 3 of 9條碼字型的使用教學

Step 1. 先解壓縮「free3of9.zip」檔案之後,再安裝「free3of9.ttf」這個字型,而在Windows 7之後的字型安裝教學,請參考這篇文章「如何在Vista、Windows 7及Windows 8中安裝字型及刪除字型?」。

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解壓縮之後的字型檔有兩個,一個是「標準字型檔」,另一個是「擴充字型檔」,這兩個的差別在於,擴充字型檔還支援一些常用的符號,因此你可以兩個都安裝,或者只安裝某一個。

  • free3of9.ttf – Basic 3 of 9 standard
  • fre3of9x.ttf – Free 3 of 9 Extended (支援 $ % + -)

Step 2. 接著打開Word,輸入想要變成條碼的文字,我以「ABCD1234」為示範,如下圖:

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Step 3. 先選取這些文字之後,再從「字型」中選擇「Free 3 of 9」即可,如下圖:

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接著可以手機下載個Barcode Scanner來掃描看看,結果你會發現到,怎麼不能掃…

原來還要再從要變成條碼文字的左右側,再加入一個星號「*」,例如「ABCD1234」,就變成「*ABCD1234*」,為什麼要這樣呢?雖然我沒有學過條碼要怎麼產生,但我想這是為了要防呆吧,在前後加上「已知」的符號,就可以讓條碼掃描器知道掃描的條碼有沒有異常,也可以知道開始到結束的位置。

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Word表格怎麼畫才好看?修飾技巧大公開!

多年來使用Word的經驗談

如何在Word中畫出一個有質感又好看的表格?以前在公司當MIS時,常常會幫長官們打文件,就曾經有一個部門的經理就對我說:「小唐啊~為什麼你打出來的表格,都這麼好看?」我發誓!這是的確是真人真事,絕不是亂蓋的…

除非這主管是想把我,要不然這句話絕對是真心的。

我個人使用Word,大概是從二專開始,當時都是無論是平常的作業,甚至是專題的報告,全都是我獨立完成,從來沒請過救兵來幫忙,一直到現在出社會工作,自然累積了不少的經驗。

記得在學生打出來的報告,當時以為很好看,但實際上卻很糟,原因就是使用過多花俏的圖案。

使用花俏的圖案或過多的顏色來裝飾文件,並不一定會讓文件變的好看,我認為除非是給小朋友看的,要不然在一份正式的文件,最好都不要使用這些過份花俏的圖案,接著我來分享一下,我個人在辦公室打文件所累積一些畫表格的心得,全都非常的簡單,你可以嘗試套用看看,相信也會有不錯的感覺。

接著我就來分享一下,我的一些心得,希望各位看倌要是不滿意的話,可別罵我啊。也歡迎大家分享自己美化表格的經驗哦!

想要畫表格時,第一步要做什麼?

在開始畫表格之前,無論你是想畫的表格,是心裡想的,還是現有紙本表格,要轉打成電子檔,我們首先要做的工作,並不是直接就開始插入一個新的表格,而是要先算我們所需要「欄數與列數」,這樣畫起來才會有效率。

而在算所需的欄列數時,要以欄或列中,最多的欄列數為主,這是什麼意思呢?我以下面這張表格來做個說明:
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在Word中,直的稱為「欄」、橫的稱為「列」,先以直的「欄」來說,你認為這張表格「應該」要插入幾欄?是3欄還是4欄?

當然都不是喔,我們之所以會以為這個表格只有3欄或4欄,都是因為只考慮到最前面「客戶資料」的部份,但要畫出一個表格,絕對不是只看一開始的部份,而是要全面性的來做考慮,所以我們在數的時候,應該是找最多欄數的項目,像是「項目」、「訂金」、「簽約金」的這一列,所以從最前面開始算到最後的「二樓頂板完成」,應該是「9欄」。

相同的道理,也請應用在橫的「列」中,就應該要數到「10列」。

因此一開始插入表格時,就應該插入「9欄、10列」,如下圖所示:
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所插入最初始的表格,就應該如下圖:
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接著再使用「合併儲存格」將需要合併的欄位給合併好,以及平均分配列高與欄寬,就可以完成我們所需要的表格,如下圖:
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最後我們再把文字給補上,並修正一下表格的格式,這個表格很快就可以打好。
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那你一定有個問題,若是一開始時,算錯了欄、列數怎麼辦?其實算錯沒關係,又不是什麼大不了的事,我們再用「手繪表格」的方式,手動補上即可。

如何把Word表格修飾的更好看?

而接著就是要進入到整篇文章的重點,表格要怎麼修飾,才會變得更好看?

一、加入雙實線或粗實線外框

這是最重要的一點,之後的建議你不做都沒關係,但幫一個表格加一個外框,我個人認為是非常重要的,這可以讓一個單調的表格,忽然間就變的不一樣。

而加外框的樣式有兩種都不錯,一種是雙實線外框,另一種是粗實線外框,我個人比較偏好用雙實線的外框。
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二、標題列、欄加入粗實線

在加了外框之後,接著就要設定一下內部的格線,一般我們可以用「粗實線」,在「標題」與「內容」之間做個明顯的區隔,這樣會讓看到表格的人,一眼就看出內容是在哪個部份。
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三、平均分配列高與欄寬

接著相同類型的欄寬與列高,為了美觀起見,我們必需使用「平均分配列高」與「平均分配欄寬」來將表格好好的「整理」一下,就好像把一口不整齊的牙齒,好好的矯正一番。
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四、行數多時,在每間隔行之間,填入灰階背景色

這是一個貼心的小動作,在一些內容比較多且長的表格,為了不要讓人在看資料時,對錯欄位,或是看到「眼花」,在每隔一列時,可以填入灰階的背景色,這樣看表格的人,也比較沒有壓力。
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五、適當加入細虛線

相較於「粗實線」,是用來區隔不同的資料區塊,而「細虛線」則是用在有多列相同資料時,就可以將「細虛線」安插在「實線」之間。
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六、中文用標楷體、英文、數字用Arial

而最後,建議打表格時不要用太花俏的字型,因此除非公司有規定要使用「新細明體」,要不然我在打完一個表格時,一律都會把中文字型改為「標楷體」,而英文、數字等資料,則會改成「Arial」字型,我覺得這兩種字型真是有質感到爆…,而且相同的檔案,拿到別人的電腦,字型也都不會跑掉,因為這兩種字型每個人電腦都有。
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Word合併列印教學之三:「合併列印」結合Microsoft Outlook寄出電子郵件

合併列印與Microsoft Outlook

之前寫的「合併列印」教學受到相當大的迴響,原本我以為合併列印沒有辦法使用在Outlook,原來是我搞錯了,所以接著再來補上合併列印之三:結合Outlook的教學,也就是利用合併列印的功能,直接結合Outlook來寄出在Word所編輯的內容。

我準備了兩個練習用的檔案,一個是E-Mail清單的「mail_list.xlsx」,另一個是Word感謝信文件的內容「thank_you.docx」,請下載底下這兩個檔案,方便您練習:

Step 1. 首先,準備好要寄信的清單,最基本你一定要有「電子信箱」這個欄位,以我的範例來說,我還多建立了一欄「姓名」,為了是要在感謝信中提及客戶的姓名,所以如果你有要再客製特別的內容的話,可以依照自己的需求來新增。
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Step 2. 開啟您的Word,並切換到「郵件」頁籤,接點選「啟動合併列印」的「電子郵件訊息」,如下圖:
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Step 3. 接著點擊同樣在「郵件」頁籤裡的「選取收件者」,並且選擇「使用現有清單」,如下圖:
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選擇我們的郵件清單範例檔案「mail_list.xlsx」。
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因為我們的資料都在Sheet1裡,所以保持選擇「Sheet1$」的狀態,然後再點擊〔確定〕。
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Step 4. 接著就是要插入「合併欄位」的部份,我們在這只需要在最前的的地方,插入「姓名」欄位即可,當然除這個之外,如果你有其它的欄位要插入,也可以在這個步驟中一併做編輯。
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插入之後,就會有「<<姓名>>」這個符號出現在插入的文件之中。
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Step 5. 要寄出的信件都編輯後,就可以點擊「完成與合併」,然後再點選「傳送電子郵件訊息」。
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出現「合併到電子郵件」的設定對話盒時,在收件者的下拉式選單中,請選擇「電子信箱」,這個「電子信箱」就是我們xlsx檔案中的「電子信箱」的欄位,而在「主旨列」中,可以輸入你想要的信件主旨,設定完成後,再點擊〔確定〕。
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Step 6. 無論你Outlook有沒有開啟,剛才合併列印的信件,都會被送進「寄件匣」中,所以你一開啟你的Outlook時,這些信件就會馬上開始寄出去。如下圖可以看到我們合併列印的三筆資料,都已經準備要寄出去了。
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打開其中的一封信,可以看到「收件者」以及「姓名」,都已經正確無誤的插入信件之中了。
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此外,如果你在Step 5「合併到電子郵件」中,如果「郵件格式」你不是選擇「HTML」,而選「附件」的話,Word檔案就會以「附件」的方式寄出去,如下圖:
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延伸閱讀:

使用Microsoft Word最常犯的五個錯誤