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Outlook不能寄信?寄信時卡住,寄不出去?

Outlook與Outlook Express

Microsoft Outlook幾乎是每個上班族一定要會操作的軟體了,雖然這樣說,但事實上操作Outlook也不是件很困難的事,我碰過有些人,他們都說自己比較習慣使用Windows內建的「Outlook Express」,對「Microsoft Outlook」實在不會使用。我自己是覺得很奇怪,Outlook與Outlook Express介面「極為」相似,使用上根本就沒有什麼不同,怎麼可能會有使用上的隔閡呢?

Outlook是Outlook Express的進階版,所以Outlook比Outlook Express有更多的優點,「備份方便」是我覺得最大的優點之一,因為Outlook所有郵件、通訊錄、行事曆…」都放在同一個PST檔,很方便帶著走;而Outlook Express的郵件是很多的DBX檔所組成,當你建立新的資料夾來分類郵件時,Outlook Express就會建立一個和資料夾同名的DBX檔出來,當想要還原時,會有些不方便。

因此,我建議在學的學生,或是即將上班的上班族,應該在還沒上班時,多多練習一下用Outlook來收信,或是在上面安排你的行事曆、工作…等等,不要都使用Web Mail來收信,學著申請個Gmail,然後試著在Outlook中設定好POP3收信,日後在上班時,就很容易可以自己將Mail設定好,不用什麼都要依賴MIS網管人員。

回到正題,雖然Outlook是這麼好用,但有時還是會有點小出搥,信卡在寄件匣中寄不出去、無法開啟、寄件匣沒有信,每次開啟卻一直要寄幽靈信。

信件卡在寄件匣中,怎麼都寄不出去!

「卡信」是使用Outlook中最常出現的問題,也是大部份的人中最常遇到的問題,其實如果Outlook的設定都對,而且Mail Server確定都沒有問題的話,就不要將原信件的內容複製下來,刪後將原信件刪除,接著再開啟新郵件,將剛剛複製下來的內容貼上去,按下「寄出」就可以了。

PST檔損毀

接著若是Outlook出現很多的怪問題的話,像是無法刪除郵件…等等的問題,甚至是Outlook的PST檔損毀開不起來的話,你都可以使用「ScanPST.exe」這隻小程式來修復PST檔。

而這隻scanpst.exe的位置就放在下面路徑的位置:

C:\Program Files\Common Files\System\MSMAPI\1028\scanpst.exe
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使用方法:

1. 點擊〔瀏覽〕來選擇有問題的PST檔。

2. 接著再點擊〔啟動〕來開始修復的動作。

程式一開始會先對有問題的檔案做檢查,接著才會詢問你要不要執行修復的動作,而且還會問你在修復之前,要不要執行備份的動作,通常我都會選擇做備份的動作,因為怕修復之後檔案會出問題。

Outlook一直要寄出幽靈信件?

我有一次遇到的問題相當的特別,就是在「寄件匣」裡明明已經沒有「待寄出」的郵件了,可是每次一開Outlook就要去寄不存在的信件,導致每次都要重開Outlook,才有辦法寄出最後的一封Mail,因為Outlook似乎在每次啟動時,會從最後要求寄出的信件開始寄。
我原本以為寄件匣的信件是一起放在PST檔中的,所以我只要再重新指定一個新的PST檔來當作「預設」的郵件資料夾就可以了,可是結果不並然…,換了一個新的PST檔,結果還是一樣。

這時我才忽然預悟到,是「設定檔」。果然,這個問題最後解決的方法是建立一個新的「設定檔」,並將原有的E-mail帳號重設一次,就Ok了。原來在「寄件匣」中佇列的郵件並不是放在PST檔上,而是放在設定檔上。

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開啟郵件設定視窗的方法,先點擊〔開始〕功能表,在 〔Microsoft Office Outlook〕的圖示上按右鍵,並選擇〔內容〕。

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接著出現〔郵件設定〕視窗後,再點擊〔顯示設定檔〕,即可開始〔新增〕或〔移除〕設定檔了。

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如何備份你的Outlook 2003郵件及更改郵件資料檔PST的預設位置路徑

如何備份你的Outlook郵件?

在上一篇教學有提「如何設定microsoft outlook 2003收gmail的信件教學」有提到,當我們設定完Outlook後,所有的資料都會被存在一個檔案,所有的資料包括「郵件(收件匣/草稿/寄件匣/寄件備份)」、「行事曆」、「連絡人」、「工作」及「記事」,相對於OutlookExpress的一堆的郵件檔,Outlook的郵件備份只需要複製一個 .PST檔案就好了。

那要如何得知.PST郵件資料檔放在哪呢?

一般如果你沒有更改過.PST檔的路徑時,它都是放在「C:\Documents and Settings\使用者名稱\Local Settings\
Application Data\Microsoft\Outlook\Outlook.pst」 這個位置,

Local Setting這個資料夾是隱藏的,如果你沒有看到這個資料夾,你可以到控制台裡的「資料夾選項」,將「隱藏檔案和資料夾」設定成「顯示所有檔案和資料夾」,這部份的操作曾在其它教學提過,請參考「電腦中毒怎麼辦?工作管理員的解毒方法」的「不能只做終止程式這個動作」那一段。

如果你或是你朋友已經有幫你更改過路徑,你可以打開Outlook後,在「個人資料夾」的上方按滑鼠右鍵,選擇內容:
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然後點選「一般」頁籤裡的「進階」按鈕。(如果你想知道目前郵件資料檔的大小,你可以按「資料夾大小」)
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如下圖所看到的「檔案名稱(F)」欄位就是郵件資料檔.PST的路徑及檔名。
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轉移(更改)郵件資料檔PST的路徑

接下來的教學,就是要教大家如何將原本在設定在C磁碟路徑的郵件資料檔,給重新指定到新的D槽資料夾中,這樣做有個好處,就是日後電腦重灌時,就不用再另外再傷腦筋郵件備份的問題。談到更改Outlook的路徑,之前的教學文章也有提過如何移轉「我的文件」、「我的最愛」及「桌面」的方法,請參考「電腦重灌前與後的資料備份工作」。

移轉教學:

1. 看到Microsoft Outlook上方的功能列,點選「工具(T)」然後選擇「選項(O)」,如下圖:
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2. 看到「選項」視窗後,請點選「電子郵件帳號(E)」來開啟「電子郵件帳號」設定視窗,如下圖:

(開啟「電子郵件設定視窗」的另一方法,也可以在「開始功能表」上的「Microsoft Office Outlook」圖示上,按滑鼠右鍵選擇「內容」,然後再按「電子郵件帳號(E)」按鈕)
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3. 選擇「檢視或變更現有的電子郵件帳號(V)」,然後按「下一步」。

(這個「電子郵件帳號」視窗應該不陌生才對,這和之前第一次設定電子郵件帳號同一個視窗)
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4. 在「傳送新的電子郵件至下列位置(N)」的欄位目前是指定到「個人資料夾」,也就是C磁碟裡的那個電子郵件Outlook資料檔,所以我們現在要在D磁碟開一個新的電子郵件Outlook資料檔,請按「新的Outlook資料檔(O)」按鈕,如下圖:
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5. 這時要設定「新的Outlook資料檔」,這邊有兩個選擇,
一是「Office Outlook個人資料夾檔案(.pst)」;
二是「Outlook 97-2002個人資料夾檔案(.pst)」,兩種都是.pst檔,只不過第一種是Outlook2003格式的,第二種是舊格式Outlook 97-2002的版本,這邊我們當然是選擇第一個新的2003「Office Outlook個人資料夾檔案(.pst)」。
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6. 按下「確定」之後,你會看到「建立或開啟Outlook資料檔」的視窗,這裡有兩個狀況:

    • 如果你現在是重灌後,而且已經有備份過.pst檔,你可以直接指定那個備份的.pst檔。
    • 如果你是沒有備份的pst檔時,就要在D磁碟建立一個新的電子郵件Outlook。

如下圖所示,我建立了一個新的電子郵件Outlook資料檔「資件資料檔.pst」,一般我都會在D磁碟建一個Outlook的資料夾,然後把所有的電子郵件Outlook資料檔放在一起,你也許有注意到在我的Outlook資料夾裡,還有兩個之前已經備份的電子郵件Outlook資料檔叫「andrew.pst」及「AndrewAsus.pst」,這兩個資料夾也可以稍後使用同樣的方法一一加進去。
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7. 當你在上一步中按下「確定」後,會看到「建立Microsoft個人資料夾」視窗,在這裡你可以在名稱(N)欄位,輸入一個容易辨別的名稱,這邊輸入的名稱會出現在Outlook的程式裡,後面你就會明白的為什麼要改個名字比較好。
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8. 當你定義好電子郵件資料檔後,會再度回到「電子郵件帳號」的設定視窗,這時你可以點「傳送新的電子郵件至下列位置(N)」來選擇剛剛建立的那個郵件資料檔,這樣你所定義的這個Gmail帳號所收進來的信件,就會全部送進所指定的Outlook資料檔裡。
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9. 這時會有個訊息出現「您已變更電子郵件的預設傳送位置。此項作業將變更您[收件匣]、[行事曆]及其他資料夾的位置。這些變更將會在您下次啟動Outlook時生效。」,這時當然是按下「確定」。
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10. 再來會回到一開始「選項」的視窗,這時請按「確定」。
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11. 最後來到Outlook的主視窗內,在這裡會看到新的「郵件資料夾」及舊的「個人資料夾」,由於我們已經將收信的路徑重新指定到「郵件資料夾」裡,所以在這裡我們要把舊的「個人資料夾」給關閉掉,以免會把新舊資料檔搞混,而關閉掉的方法很簡單,你只要在這個資料夾的上方按下滑鼠右鍵,然後選擇「關閉 個人資料夾」就會將這個.pst檔給關閉掉
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