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為何Outlook列印時,無法指定想要列印的頁數或範圍?

為何「列印」對話盒中,無法指定列印的頁數範圍?

按下「列印」,並選擇想要列印的頁數,或是直接按下〔確定〕,將想要列印的文件列印出來,這是在辦公室上班的我們,再平常不過的事情了。

今天有朋友向我請教了一個有關Outlook列印電子郵件的問題,一般我們在公事往來的信件,通常一封信都會來回的回覆好幾次。

所以一段時間之後,這段信就會「Re:Re:Re:Re:Re」到內容很長,這時如果要列印下來的話,通常是只要列印最前面已經達成結論的內容,也就是大概前一、二張的內容,這時如果你使用Outlook,開啟這封E-Mail,並按下〔列印〕時,卻會發現到居然「列印」的對話盒是長這個樣子:
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Word合併列印教學之三:「合併列印」結合Microsoft Outlook寄出電子郵件

合併列印與Microsoft Outlook

之前寫的「合併列印」教學受到相當大的迴響,原本我以為合併列印沒有辦法使用在Outlook,原來是我搞錯了,所以接著再來補上合併列印之三:結合Outlook的教學,也就是利用合併列印的功能,直接結合Outlook來寄出在Word所編輯的內容。

我準備了兩個練習用的檔案,一個是E-Mail清單的「mail_list.xlsx」,另一個是Word感謝信文件的內容「thank_you.docx」,請下載底下這兩個檔案,方便您練習:

Step 1. 首先,準備好要寄信的清單,最基本你一定要有「電子信箱」這個欄位,以我的範例來說,我還多建立了一欄「姓名」,為了是要在感謝信中提及客戶的姓名,所以如果你有要再客製特別的內容的話,可以依照自己的需求來新增。
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Step 2. 開啟您的Word,並切換到「郵件」頁籤,接點選「啟動合併列印」的「電子郵件訊息」,如下圖:
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Step 3. 接著點擊同樣在「郵件」頁籤裡的「選取收件者」,並且選擇「使用現有清單」,如下圖:
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選擇我們的郵件清單範例檔案「mail_list.xlsx」。
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因為我們的資料都在Sheet1裡,所以保持選擇「Sheet1$」的狀態,然後再點擊〔確定〕。
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Step 4. 接著就是要插入「合併欄位」的部份,我們在這只需要在最前的的地方,插入「姓名」欄位即可,當然除這個之外,如果你有其它的欄位要插入,也可以在這個步驟中一併做編輯。
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插入之後,就會有「<<姓名>>」這個符號出現在插入的文件之中。
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Step 5. 要寄出的信件都編輯後,就可以點擊「完成與合併」,然後再點選「傳送電子郵件訊息」。
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出現「合併到電子郵件」的設定對話盒時,在收件者的下拉式選單中,請選擇「電子信箱」,這個「電子信箱」就是我們xlsx檔案中的「電子信箱」的欄位,而在「主旨列」中,可以輸入你想要的信件主旨,設定完成後,再點擊〔確定〕。
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Step 6. 無論你Outlook有沒有開啟,剛才合併列印的信件,都會被送進「寄件匣」中,所以你一開啟你的Outlook時,這些信件就會馬上開始寄出去。如下圖可以看到我們合併列印的三筆資料,都已經準備要寄出去了。
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打開其中的一封信,可以看到「收件者」以及「姓名」,都已經正確無誤的插入信件之中了。
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此外,如果你在Step 5「合併到電子郵件」中,如果「郵件格式」你不是選擇「HTML」,而選「附件」的話,Word檔案就會以「附件」的方式寄出去,如下圖:
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Outlook不能寄信?寄信時卡住,寄不出去?

Outlook與Outlook Express

Microsoft Outlook幾乎是每個上班族一定要會操作的軟體了,雖然這樣說,但事實上操作Outlook也不是件很困難的事,我碰過有些人,他們都說自己比較習慣使用Windows內建的「Outlook Express」,對「Microsoft Outlook」實在不會使用。我自己是覺得很奇怪,Outlook與Outlook Express介面「極為」相似,使用上根本就沒有什麼不同,怎麼可能會有使用上的隔閡呢?

Outlook是Outlook Express的進階版,所以Outlook比Outlook Express有更多的優點,「備份方便」是我覺得最大的優點之一,因為Outlook所有郵件、通訊錄、行事曆…」都放在同一個PST檔,很方便帶著走;而Outlook Express的郵件是很多的DBX檔所組成,當你建立新的資料夾來分類郵件時,Outlook Express就會建立一個和資料夾同名的DBX檔出來,當想要還原時,會有些不方便。

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