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為何Outlook列印時,無法指定想要列印的頁數或範圍?

為何「列印」對話盒中,無法指定列印的頁數範圍?

按下「列印」,並選擇想要列印的頁數,或是直接按下〔確定〕,將想要列印的文件列印出來,這是在辦公室上班的我們,再平常不過的事情了。

今天有朋友向我請教了一個有關Outlook列印電子郵件的問題,一般我們在公事往來的信件,通常一封信都會來回的回覆好幾次。

所以一段時間之後,這段信就會「Re:Re:Re:Re:Re」到內容很長,這時如果要列印下來的話,通常是只要列印最前面已經達成結論的內容,也就是大概前一、二張的內容,這時如果你使用Outlook,開啟這封E-Mail,並按下〔列印〕時,卻會發現到居然「列印」的對話盒是長這個樣子:
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你會發現到在這個「列印」的對話盒中,只有能列印「偶數/奇數」頁,要不然就是全印,根本就找不到可以設定「列印頁數」的部份,如果真的全印的話,又很浪費紙張,這時要怎麼樣才能呼叫出如下圖,我們常常使用的「列印」對話盒呢?
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以上面的這個「列印」對話盒來說,我們就能在「指定範圍」的區域中,設定想要列印的「頁數」,但如「1-2」頁等等。

而在這部份,我將分成Outlook 2003及Outlook 2007來說明,因為我測試的結果,發現到這兩種版本的Outlook居然有些都有這個情況發生,而且解決的方式略為不同。

除此之外,提供另一種方式給大家參考,若要應急的話,也可以利用各種的「檔案印表機」,直接將信件列印成「電子檔」,像是輸出成PDF、或是JPG這類的檔案,由於列印成電子檔並不會浪費紙張,所以直接再開啟列印出來的檔案,再選擇想要列印的頁數即可,這也是另一種方式。

Outlook 2003解決無法指定頁數列印的方式

在Outlook 2003時,想要讓已經收進來的信件,在列印時要能呼叫出能指定列印頁數的對話盒時,就要將「信件」的格式,設定成「HTML」,我這邊因為在回家後,一直模擬不出那種有問題的Outlook狀態,所以直接就是以一封已經是HTML的信件來做示範,不過不用擔心,操作都是一樣的。

首先,點擊功能表的「編輯」,接著選擇「編輯信件」,如下圖:
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最後,再點擊「格式」中的「HTML」即可,這樣就能將此信件,改成HTML格式了。
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這個時候若是使用列印時,就可以看到「列印」的對話盒,是可以設定「頁數」範圍的那種。

另外你也可以直接將Office 2003更新到最新的SP3,說不定我複製不出有問題的Outlook,就是因為我的版本已經是最新的SP3的緣故也不一定。

Outlook 2007解決無法指定頁數列印的方式

使用Outlook 2007的話,看起來是不能像Outlook 2003一樣,就算是將信件改成HTML,也還是沒有辦法呼叫那個可以設定頁數的列印對話盒。

但解決的方式反而比較簡單,只要將Office整個更新到Service Pack 2(SP2)以上的版本,就可以解決這個問題。

以下更新,擇一下載安裝即可,若要最新的版本,就直接下載SP3的吧!

像是我在更新了Service Pack 2之後,這時就會看到「列印」對話盒中,出現了「列印」這個設定區域,此時,就可以在「頁面範圍」中設定您想要列印的頁數了。
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Word合併列印教學之三:「合併列印」結合Microsoft Outlook寄出電子郵件

合併列印與Microsoft Outlook

之前寫的「合併列印」教學受到相當大的迴響,原本我以為合併列印沒有辦法使用在Outlook,原來是我搞錯了,所以接著再來補上合併列印之三:結合Outlook的教學,也就是利用合併列印的功能,直接結合Outlook來寄出在Word所編輯的內容。

我準備了兩個練習用的檔案,一個是E-Mail清單的「mail_list.xlsx」,另一個是Word感謝信文件的內容「thank_you.docx」,請下載底下這兩個檔案,方便您練習:

Step 1. 首先,準備好要寄信的清單,最基本你一定要有「電子信箱」這個欄位,以我的範例來說,我還多建立了一欄「姓名」,為了是要在感謝信中提及客戶的姓名,所以如果你有要再客製特別的內容的話,可以依照自己的需求來新增。
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Step 2. 開啟您的Word,並切換到「郵件」頁籤,接點選「啟動合併列印」的「電子郵件訊息」,如下圖:
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Step 3. 接著點擊同樣在「郵件」頁籤裡的「選取收件者」,並且選擇「使用現有清單」,如下圖:
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選擇我們的郵件清單範例檔案「mail_list.xlsx」。
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因為我們的資料都在Sheet1裡,所以保持選擇「Sheet1$」的狀態,然後再點擊〔確定〕。
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Step 4. 接著就是要插入「合併欄位」的部份,我們在這只需要在最前的的地方,插入「姓名」欄位即可,當然除這個之外,如果你有其它的欄位要插入,也可以在這個步驟中一併做編輯。
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插入之後,就會有「<<姓名>>」這個符號出現在插入的文件之中。
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Step 5. 要寄出的信件都編輯後,就可以點擊「完成與合併」,然後再點選「傳送電子郵件訊息」。
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出現「合併到電子郵件」的設定對話盒時,在收件者的下拉式選單中,請選擇「電子信箱」,這個「電子信箱」就是我們xlsx檔案中的「電子信箱」的欄位,而在「主旨列」中,可以輸入你想要的信件主旨,設定完成後,再點擊〔確定〕。
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Step 6. 無論你Outlook有沒有開啟,剛才合併列印的信件,都會被送進「寄件匣」中,所以你一開啟你的Outlook時,這些信件就會馬上開始寄出去。如下圖可以看到我們合併列印的三筆資料,都已經準備要寄出去了。
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打開其中的一封信,可以看到「收件者」以及「姓名」,都已經正確無誤的插入信件之中了。
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此外,如果你在Step 5「合併到電子郵件」中,如果「郵件格式」你不是選擇「HTML」,而選「附件」的話,Word檔案就會以「附件」的方式寄出去,如下圖:
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延伸閱讀:

使用Microsoft Word最常犯的五個錯誤

Outlook不能寄信?寄信時卡住,寄不出去?

Outlook與Outlook Express

Microsoft Outlook幾乎是每個上班族一定要會操作的軟體了,雖然這樣說,但事實上操作Outlook也不是件很困難的事,我碰過有些人,他們都說自己比較習慣使用Windows內建的「Outlook Express」,對「Microsoft Outlook」實在不會使用。我自己是覺得很奇怪,Outlook與Outlook Express介面「極為」相似,使用上根本就沒有什麼不同,怎麼可能會有使用上的隔閡呢?

Outlook是Outlook Express的進階版,所以Outlook比Outlook Express有更多的優點,「備份方便」是我覺得最大的優點之一,因為Outlook所有郵件、通訊錄、行事曆…」都放在同一個PST檔,很方便帶著走;而Outlook Express的郵件是很多的DBX檔所組成,當你建立新的資料夾來分類郵件時,Outlook Express就會建立一個和資料夾同名的DBX檔出來,當想要還原時,會有些不方便。

因此,我建議在學的學生,或是即將上班的上班族,應該在還沒上班時,多多練習一下用Outlook來收信,或是在上面安排你的行事曆、工作…等等,不要都使用Web Mail來收信,學著申請個Gmail,然後試著在Outlook中設定好POP3收信,日後在上班時,就很容易可以自己將Mail設定好,不用什麼都要依賴MIS網管人員。

回到正題,雖然Outlook是這麼好用,但有時還是會有點小出搥,信卡在寄件匣中寄不出去、無法開啟、寄件匣沒有信,每次開啟卻一直要寄幽靈信。

信件卡在寄件匣中,怎麼都寄不出去!

「卡信」是使用Outlook中最常出現的問題,也是大部份的人中最常遇到的問題,其實如果Outlook的設定都對,而且Mail Server確定都沒有問題的話,就不要將原信件的內容複製下來,刪後將原信件刪除,接著再開啟新郵件,將剛剛複製下來的內容貼上去,按下「寄出」就可以了。

PST檔損毀

接著若是Outlook出現很多的怪問題的話,像是無法刪除郵件…等等的問題,甚至是Outlook的PST檔損毀開不起來的話,你都可以使用「ScanPST.exe」這隻小程式來修復PST檔。

而這隻scanpst.exe的位置就放在下面路徑的位置:

C:\Program Files\Common Files\System\MSMAPI\1028\scanpst.exe
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使用方法:

1. 點擊〔瀏覽〕來選擇有問題的PST檔。

2. 接著再點擊〔啟動〕來開始修復的動作。

程式一開始會先對有問題的檔案做檢查,接著才會詢問你要不要執行修復的動作,而且還會問你在修復之前,要不要執行備份的動作,通常我都會選擇做備份的動作,因為怕修復之後檔案會出問題。

Outlook一直要寄出幽靈信件?

我有一次遇到的問題相當的特別,就是在「寄件匣」裡明明已經沒有「待寄出」的郵件了,可是每次一開Outlook就要去寄不存在的信件,導致每次都要重開Outlook,才有辦法寄出最後的一封Mail,因為Outlook似乎在每次啟動時,會從最後要求寄出的信件開始寄。
我原本以為寄件匣的信件是一起放在PST檔中的,所以我只要再重新指定一個新的PST檔來當作「預設」的郵件資料夾就可以了,可是結果不並然…,換了一個新的PST檔,結果還是一樣。

這時我才忽然預悟到,是「設定檔」。果然,這個問題最後解決的方法是建立一個新的「設定檔」,並將原有的E-mail帳號重設一次,就Ok了。原來在「寄件匣」中佇列的郵件並不是放在PST檔上,而是放在設定檔上。

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開啟郵件設定視窗的方法,先點擊〔開始〕功能表,在 〔Microsoft Office Outlook〕的圖示上按右鍵,並選擇〔內容〕。

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接著出現〔郵件設定〕視窗後,再點擊〔顯示設定檔〕,即可開始〔新增〕或〔移除〕設定檔了。

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