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Word合併列印教學之三:「合併列印」結合Microsoft Outlook寄出電子郵件

合併列印與Microsoft Outlook

之前寫的「合併列印」教學受到相當大的迴響,原本我以為合併列印沒有辦法使用在Outlook,原來是我搞錯了,所以接著再來補上合併列印之三:結合Outlook的教學,也就是利用合併列印的功能,直接結合Outlook來寄出在Word所編輯的內容。

我準備了兩個練習用的檔案,一個是E-Mail清單的「mail_list.xlsx」,另一個是Word感謝信文件的內容「thank_you.docx」,請下載底下這兩個檔案,方便您練習:

Step 1. 首先,準備好要寄信的清單,最基本你一定要有「電子信箱」這個欄位,以我的範例來說,我還多建立了一欄「姓名」,為了是要在感謝信中提及客戶的姓名,所以如果你有要再客製特別的內容的話,可以依照自己的需求來新增。
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Step 2. 開啟您的Word,並切換到「郵件」頁籤,接點選「啟動合併列印」的「電子郵件訊息」,如下圖:
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Step 3. 接著點擊同樣在「郵件」頁籤裡的「選取收件者」,並且選擇「使用現有清單」,如下圖:
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選擇我們的郵件清單範例檔案「mail_list.xlsx」。
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因為我們的資料都在Sheet1裡,所以保持選擇「Sheet1$」的狀態,然後再點擊〔確定〕。
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Step 4. 接著就是要插入「合併欄位」的部份,我們在這只需要在最前的的地方,插入「姓名」欄位即可,當然除這個之外,如果你有其它的欄位要插入,也可以在這個步驟中一併做編輯。
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插入之後,就會有「<<姓名>>」這個符號出現在插入的文件之中。
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Step 5. 要寄出的信件都編輯後,就可以點擊「完成與合併」,然後再點選「傳送電子郵件訊息」。
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出現「合併到電子郵件」的設定對話盒時,在收件者的下拉式選單中,請選擇「電子信箱」,這個「電子信箱」就是我們xlsx檔案中的「電子信箱」的欄位,而在「主旨列」中,可以輸入你想要的信件主旨,設定完成後,再點擊〔確定〕。
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Step 6. 無論你Outlook有沒有開啟,剛才合併列印的信件,都會被送進「寄件匣」中,所以你一開啟你的Outlook時,這些信件就會馬上開始寄出去。如下圖可以看到我們合併列印的三筆資料,都已經準備要寄出去了。
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打開其中的一封信,可以看到「收件者」以及「姓名」,都已經正確無誤的插入信件之中了。
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此外,如果你在Step 5「合併到電子郵件」中,如果「郵件格式」你不是選擇「HTML」,而選「附件」的話,Word檔案就會以「附件」的方式寄出去,如下圖:
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延伸閱讀:

使用Microsoft Word最常犯的五個錯誤

Word合併列印教學之二:同一頁套印兩筆不同的紀錄Next Record標記

Word合併列印

Word裡的合併列印功能的很好用,我們可以利用一個固定的「Word檔案」,配合一個名單,這個名單可以是Word檔、Excel檔,甚至是Access資料夾,就可以很輕鬆的做「套印」的動作,會節省很多的時間與人力,相當適合用在「列印標籤、名條」、「邀請函」…任何想的到的文件都可以利用這個好用的功能。

所以在很久以前就寫了「使用Microsoft Word最常犯的五個錯誤」、「每個人都要學的Word實用技巧教學-合併列印
這篇教學文章,那時原本的計畫是想要寫一系列的「合併列印」的教學,後來實在是太懶…應該是說要寫的內容實在是太多了,所以這第二篇合併列印的教學一直出不來,就在前一陣子格友「小毛(maluco326@gmail.com)」的留言,讓我了解到…「我不能在混下去了」,所以第二篇的「合併列印」的順位就先提升到第一位了。

在這一篇的合併列印所要教到的,和上一篇很類似,格友小毛提到的問題,「如果我要在一頁上印兩個人的邀請函呢?因為這樣才不會浪費紙張」,是的這就是我這一篇所要加強的。另外,若您有興趣,也可以再接著看合併列印與Outlook電子郵件的結合教學「Word合併列印教學之三:「合併列印」結合Microsoft Outlook寄出電子郵件」。

課程檔案下載

我在這是以「Word 2003」版來做範例的示範,其餘的Word版本使用起來也都大同小異,Word 2007使用起來和Word 2003差比較多,但是只要你懂了,Word 2007的合併列印你一樣會操作的。

練習的檔案有兩個要下載:

一、「Invitation2.doc」;

二、「list.xls」。

同時我也附上了完成的檔案供大家參考:

Invitation2_ok.doc

實例操作教學

Invitation2.doc長這個樣子,如下圖,這樣一張A4紙就可以放兩個邀請函了。

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接下來請看以下的教學。

Step1. 以下圖,如果你有看過「每個人都要學的Word實用技巧教學-合併列印」的話,你一定可以自己操作到這一步的,什麼!!都忘記了?沒辦法了,我再提示一下吧!

「工作窗格」的操作如下:

步驟1. 選取文件類型 -> 【信件】。

步驟2. 選取開始文件 -> 【使用目前文件】。

步驟3. 選取收件者 -> 【使用現在清單】 ->請按【瀏覽】設定list.xls路徑。

步驟4. 寫信 -> 【其他項目】。(先使用滑鼠點一下文件中想要插入〔名稱〕的位置後,再去按〔工作窗格〕裡的【其他項目】,這個動作需要重覆做兩次,一次做左邊的邀請函,另一次做右邊的,要是插入時插錯位置,也可以將〔名稱〕標示剪下後,再貼到正確的位置)。

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Step2. 進行完步驟4後,你一定等不及要來看成果了吧!趕快按〔下一步:預覽信件〕吧!

「工作窗格」的操作如下:

步驟5. 選取開始文件 -> 【使用目前文件】。你一定很訝異,怎麼兩邊的「被邀請者」的名字是一樣的?因為…我們還沒做完你就急著要看成果了嘛!

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Step3. 接下來請按〔上一步:寫信〕回到上一個步驟4來。

此時我們要做一個這篇文章的核心動作,就是要插入一個叫〔Next Record〕的標記,那要插入到哪呢?在兩個〔名稱〕
的標記的間的任何段落文字後都可以。

而要插入這個特殊的標記,要先打開「合併列印」工具列,請按下功能表的【檢視】->【工具列】->【合併列印】。之後要是你再回到﹃工具列】上,你會看到【合併列印】的左方就會是打勾的狀態。

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Step4. 先在左邊最下面隨便找一個地方,按一下滑鼠左鍵,將文字的插入點放在那,在【合併列印】工具列上的〔插入功能變數〕上按一下滑鼠左鍵,然後點選〔Next Record(下一筆紀錄)〕,如下圖:

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Step5. 插入〔Next Record(下一筆紀錄)〕標記後,你可以參考一下我插入的位置,其實只要是在〔名稱〕標記的中間就可以了,就算是原本的文字位置移動到也沒有關係,不一定要和我一模一樣的位置才行,因為這個〔Next Record〕標記實際在輸出時,是不存在的,所以它實際上是不會改變到文字的位置的,所以你不用擔心。

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Step6. 最後你再按「下一步:預覽信件」時,你就可以看到正確的結果了。

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Step7. 接下來的操作,

步驟6. 完成合併 -> 【編輯個別信件】。跳出「合併到新文件」的對話盒後,請根據自己的需求來選擇「全部」、「目前的記錄」或是「從xx到xx」,最後再按下〔確定〕就好了。

每個人都要學的Word實用技巧教學-「合併列印」

超好用的Word技巧!!

大部份的人可能都以為Word就是打打文件、報表、通知單…如此而已,我想大家都低估了Word的能力了,Word能做的事要比你想像的多更多。在Word的高階應用的其中一個功能「合併列印」,它能幫我們做到讓你覺得不可思議的事,平常你要花上好幾天才能完成的工作,現在只要幾分鐘就可以簡單完成,耗時的工作就交給電腦處理,讓你有更多的時間花在打屁聊天上。

在上一篇Word文章「一般使用Microsoft Word最常犯的錯誤」只點出一些常犯的錯誤,這篇Word教學要教大家一些有用的技巧。

而若您已經看過此篇合併列印的基礎教學,那您可以至「Word合併列印教學之二(同一頁套印兩筆不同的紀錄Next Record標記)」、「Word合併列印教學之三:合併列印結合Microsoft Outlook寄出電子郵件」,來看合併列印進階的教學。

Excel的樞紐分析表教學

若您對於Word進階的「合併列印」有興趣,且覺得它非常好用的話,相信您一定也會對於Excel的進階功能「樞紐分析表」感興趣的,若有興趣的話,可以順便看一下這一系列的Excel文章」。

Excel樞紐分析表的基本功

若您已經懂得這幾篇基本功文章的內容的話,就進階到「EXCEL實用技巧教學「樞紐分析表(Pivot Tables)」」吧。

一個範例

以下我會舉一個範例來示範「合併列印」的強大功能,這個功能絕對值得你花點時間來將它搞清楚,雖然它是高階應用,但實際上它卻很簡單。

假設我現在要打一份邀請函給我所有的朋友,朋友清單都已經在Excel的檔案裡,邀請函準備要打在Word裡,如下圖:
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範例檔案下載 (Word邀請函 – invitation.doc)
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範例檔案下載(Excel朋友清單 – list.xls)

我準備要將「Excel朋友清單」裡的每一個名稱放進「Word邀請函」中的【公司名字】,一般我們面對這樣的情況,都是直接從Excel一個一個複製到Word邀請函裡貼上,也就是「Word邀請函」裡將會有10頁的邀請函。

幸好我的朋友清單裡只有10份資料,使用土法鍊鋼的方式幾分鐘就可以複製完這些工作。那萬一這份清單有1,000份呢?該不會你也還要用土法鍊鋼的方式吧!! 那最後的結果就是花了三、四天每天都做重覆的動作,最後完成了工作,也得了關結炎。

看完這篇「合併列印」的教學,讓你打這1,000份所花的時間不需要花10分鐘。

合併列印

在開始之前,你可以下載兩個我們要用來示範的檔案,一、「Word邀請函 – invitation.doc」;二、「Excel朋友清單 – list.xls」。

整個流程如下:

一、先打開Word invitation.doc檔案,然後開啟工具列上的「工具(T)」\「信件與郵件(E)」\「合併列印(M)」。
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二、以Word2003來說,Word會在右方欄開啟一個「合併列印」設定版面,步驟1:選取文件類型,在這裡我們選取第一個「信件」,然後接著按「下一步:開始文件」,如下圖:
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三、步驟2:選取開始文件,由於我們已經開啟了「invitationl.doc」,所以我們在這裡選擇「使用目前文件」,接下來按「下一步:選擇收件者」,如下圖:
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四、步驟3:選擇收件者,由於我們已經有「list.xls」的清單了,所以在這選擇「使用現有清單」,然後接著要指定檔案的來源,請點選「瀏覽…」來指向「list.xls」,如下圖:
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(看你將list.xls放在哪,就到那個地方去雙點滑鼠左鍵選取它)
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(由於list.xls使用的是EXCEL,所以我們要告訴電腦我們的清單在哪個工作表裡,這裡我放在第一個工作表,也就是Sheet1$;注意到下方有一個check欄位叫「資料的第一列包含欄標題」,如果你的資料第一列沒有標題,要記得把check拿掉。)
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(看一下電腦幫你抓到的清單是否正確?沒問題的話,按「確定」)
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(設定完成後,你會看到在「使用現有清單」中會出現「目前您的收件者是選取自:在"list.xls"的[Sheet1$]」,接著按「下一步:寫信」)

五、在步驟4中,我們也要將視野看到左方的文件內容(invitation.doc),請注意以下的操作!!。一開始請你將滑鼠游標點在文件一開始「茲邀請」的後面,並將原有的「【被邀請人名字】」清除掉;然後按下合併列印版面的「其他項目」來插入合併欄位,如下圖:
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(接著會出現我們EXCEL清單裡的欄位名稱,在這裡我們要插入「名稱」這個欄位,選擇「名稱」後,按下「插入(I)」)
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(若操作正確的話,你會看到在「茲邀請」後面會出現「<<名稱>>」這個東西,最後按下「下一步:預覽信件」吧!)

六、 在步驟5:預覽信件中你可以按下「<<」及「>>」來切換清單裡的資料,每次所切換的資料,都會即時的在文件中看到將會輸出的結果,最後如果滿意的話,請按「下一步:完成合併」。
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七、在最後的步驟我們做文件的輸出,也就是將已經設定好的「invitation.doc」及「list.xls」合併出另一個我們想要的結果檔案,在這我將會儲存成「invitaion-ok.doc」,請按「編輯個別信件」,如下圖:
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(接著你可以選擇是要合併所有的記錄到新文件中,還是要指定第幾筆到第幾筆記錄,在這我們選擇「全部(A)」)
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(最後會依你選擇的結果產生出另外一個新的文件,你可以將此文件另外存其它的檔名)

八、大功告成,你是否也成功了呢?你可以看一下我另存下來的「invitation-ok.doc」完成後是什麼樣子。

要注意的是所有合併出來的檔案(invitation-ok.doc)在列印時,是不能選擇要列印的頁數,不管怎麼選擇要列印的頁數,最後還是會自動印出所有的頁數,也就是說如果你選擇了要列印頁數2那一張而已,最後還是會將第1到第10都印出來。所以如果你要印單獨的頁數時,請你要將其它的頁數刪除或是將要列印的頁數另外複製出來到另一個檔案,再不然就是用invitaion.doc再單獨合併出那一筆你想要列印的記錄也可以。