Gmail信箱容量滿了怎麼辦?

如何看Google雲端硬碟剩餘空間?

我一直不敢相信,居然Gmail信箱會有滿的一天?不過滿的不是我的信箱,是我朋友的。

Gmail在早期有固定容量,雖然容量不是很大,但該容量會一直小幅的增大,直到Google雲端硬碟的整合,我所使用的Google信箱容量直上15GB,儘管Gmail我已使用n年,但目前也只用了50%而已,而這佔用的50%,應該有不少是來自「Google雲端硬碟」所佔用的。

而我朋友的信箱,因為是公司行號在使用,所以在用了約三年的時間,Gmail信箱就滿了,而他們還沒有使用Google雲端硬碟呢!

那這個狀況該怎麼辦呢?那當然是開始刪信件囉,這還用我說嗎?
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而接下來,我來教大家,要如何來刪除信件,會更快且更有效率。

三個刪除信件的技巧

三個佔用儲存空間的服務。在上一段中,有提到除了Gmail會佔用整個Google所給的免費空間之外,還有另外兩個服務也會佔用,就是「Google雲端硬碟」及「Google+相片」,但這兩個服務之中,又有些例外的情況,像是在Google雲端硬碟所建立的「雲端Google文件」是不計入儲存空間的,另外Google相片也是,只要不要上傳超過2048×2048的相片,就不會計入儲存空間,相關的訊息可以看Google的網站「雲端硬碟儲存空間」。
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所以當您的信箱容量滿了,首先要確認的就是「是否因為Gmail」的關係,才不會刪信刪了老半天,而清出的空間卻非常有限,因為有時說不定是因為其它兩個服務放太多檔案了。

而接下來有三個小技巧,可以讓我們快速的刪除Gmail中所不要的信件。

一、郵件容量大小:

當我們想要刪除不要的信件時,首先當然就是要想到刪除佔用空間最大的信件,這時我們就可以利用上方的搜尋來輸入「指令」,像是「larger:10M」,就會幫我們篩選出所有大於10MB的信件,如下圖:
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經過這樣的篩選,只要從這些篩選出的信件,刪除真正不需要留的信件時,就可以快速的清出gmail的空間來。

二、郵件日期:

而第二個技巧,就是以「日期」來做篩選,輸入「older:2011/01/01」,如下圖:
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Gmail就會幫我們列出收件日期在「2011/1/1」之前的信件,這時對這些「陳年」的信件動刀,是再適合不過了。

三、大量刪除相同寄件者的信件

除了利用「空間」及「時間」來做篩選信件之外,我們也可以配合「大量操作」來刪除信件,因為一頁一頁的刪,不僅慢又沒有效率,信件要是一多,還真不曉得要刪到何時。

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以我們最常收到的一些廣告信件來說,就非常適合這種大量操作的技巧,我以我最常收到的「花旗銀行Citibank Taiwan」的廣告來做個示範。
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Step 1. 首先我們先在搜尋的地方,利用「from:信箱」這個功能,來篩選出所有來自花旗銀行的信件,這些信件可能多達好幾百封都有可能,如下圖:
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Step 2. 所以我們在刪除信件時,一定不可能「一封一封」的刪,所以都是利用到「全選」的功能,但「全選」只有全選我們所看到的這一頁,並不會連同下一頁都會選到,所以我們在勾選「全選」的框框之後,可以再點擊信件中上方的「選取與這筆搜尋相符的所有會話群組」,如下圖:
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Step 3. 在點擊之後,就會出現一個「確認大量操作」的對話盒,裡面的敘述是「此動作將會影響此搜尋中的所有會話群組,您確定要繼續嗎?」,這時我們當然是點擊〔確定〕,如下圖:
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這時就會幫我們將這些信件一次解決了。

複合指令

在上面所提到的指令,像是「larger」、「order」、「from」,其實不是每次都只能輸入一個資料,其實也可以同時輸入多個條件來篩選,例如:「larger:10M from:me」,如下圖:
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就可以將我自己所有大於10MB的信件都篩選出來。

若想保留信件,則可以先備份郵件

如果有朋友在刪除所有郵件之前,想要先把所有的郵件備份下來,那我認為比較好的方式,就是先利用POP的方式,使用像Outlook這類的收信軟體,先把信件先收下來,在全部備份下來之後,再開始刪除信件。

但若你之前已經有使用Outlook收過信件,而你還想要再收一次的話,就可以先到Gmail的後台,在「轉寄和POP/IMAP」中,將「POP下載」的選項,勾選在「對所有郵件啟用POP功能(抱括已經下載的郵件)」,最後別忘記要按下〔確定〕。
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透過這樣的方式,我們就可以把Gmail的信件備份下來,而在Outlook設定收Gmail的教學,大家可以參考「如何設定Microsoft Outlook 2007來收Gmail的郵件」。

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