Word合併列印教學之二:同一頁套印兩筆不同的紀錄Next Record標記

Word合併列印

Word裡的合併列印功能的很好用,我們可以利用一個固定的「Word檔案」,配合一個名單,這個名單可以是Word檔、Excel檔,甚至是Access資料夾,就可以很輕鬆的做「套印」的動作,會節省很多的時間與人力,相當適合用在「列印標籤、名條」、「邀請函」…任何想的到的文件都可以利用這個好用的功能。

所以在很久以前就寫了「使用Microsoft Word最常犯的五個錯誤」、「每個人都要學的Word實用技巧教學-合併列印
這篇教學文章,那時原本的計畫是想要寫一系列的「合併列印」的教學,後來實在是太懶…應該是說要寫的內容實在是太多了,所以這第二篇合併列印的教學一直出不來,就在前一陣子格友「小毛(maluco326@gmail.com)」的留言,讓我了解到…「我不能在混下去了」,所以第二篇的「合併列印」的順位就先提升到第一位了。

在這一篇的合併列印所要教到的,和上一篇很類似,格友小毛提到的問題,「如果我要在一頁上印兩個人的邀請函呢?因為這樣才不會浪費紙張」,是的這就是我這一篇所要加強的。另外,若您有興趣,也可以再接著看合併列印與Outlook電子郵件的結合教學「Word合併列印教學之三:「合併列印」結合Microsoft Outlook寄出電子郵件」。

課程檔案下載

我在這是以「Word 2003」版來做範例的示範,其餘的Word版本使用起來也都大同小異,Word 2007使用起來和Word 2003差比較多,但是只要你懂了,Word 2007的合併列印你一樣會操作的。

練習的檔案有兩個要下載:

一、「Invitation2.doc」;

二、「list.xls」。

同時我也附上了完成的檔案供大家參考:

Invitation2_ok.doc

實例操作教學

Invitation2.doc長這個樣子,如下圖,這樣一張A4紙就可以放兩個邀請函了。

415-01

接下來請看以下的教學。

Step1. 以下圖,如果你有看過「每個人都要學的Word實用技巧教學-合併列印」的話,你一定可以自己操作到這一步的,什麼!!都忘記了?沒辦法了,我再提示一下吧!

「工作窗格」的操作如下:

步驟1. 選取文件類型 -> 【信件】。

步驟2. 選取開始文件 -> 【使用目前文件】。

步驟3. 選取收件者 -> 【使用現在清單】 ->請按【瀏覽】設定list.xls路徑。

步驟4. 寫信 -> 【其他項目】。(先使用滑鼠點一下文件中想要插入〔名稱〕的位置後,再去按〔工作窗格〕裡的【其他項目】,這個動作需要重覆做兩次,一次做左邊的邀請函,另一次做右邊的,要是插入時插錯位置,也可以將〔名稱〕標示剪下後,再貼到正確的位置)。

415-02

Advertisement

Step2. 進行完步驟4後,你一定等不及要來看成果了吧!趕快按〔下一步:預覽信件〕吧!

「工作窗格」的操作如下:

步驟5. 選取開始文件 -> 【使用目前文件】。你一定很訝異,怎麼兩邊的「被邀請者」的名字是一樣的?因為…我們還沒做完你就急著要看成果了嘛!

415-03

Step3. 接下來請按〔上一步:寫信〕回到上一個步驟4來。

此時我們要做一個這篇文章的核心動作,就是要插入一個叫〔Next Record〕的標記,那要插入到哪呢?在兩個〔名稱〕
的標記的間的任何段落文字後都可以。

而要插入這個特殊的標記,要先打開「合併列印」工具列,請按下功能表的【檢視】->【工具列】->【合併列印】。之後要是你再回到﹃工具列】上,你會看到【合併列印】的左方就會是打勾的狀態。

415-04

Step4. 先在左邊最下面隨便找一個地方,按一下滑鼠左鍵,將文字的插入點放在那,在【合併列印】工具列上的〔插入功能變數〕上按一下滑鼠左鍵,然後點選〔Next Record(下一筆紀錄)〕,如下圖:

415-05

Step5. 插入〔Next Record(下一筆紀錄)〕標記後,你可以參考一下我插入的位置,其實只要是在〔名稱〕標記的中間就可以了,就算是原本的文字位置移動到也沒有關係,不一定要和我一模一樣的位置才行,因為這個〔Next Record〕標記實際在輸出時,是不存在的,所以它實際上是不會改變到文字的位置的,所以你不用擔心。

415-06

Step6. 最後你再按「下一步:預覽信件」時,你就可以看到正確的結果了。

415-07

Step7. 接下來的操作,

步驟6. 完成合併 -> 【編輯個別信件】。跳出「合併到新文件」的對話盒後,請根據自己的需求來選擇「全部」、「目前的記錄」或是「從xx到xx」,最後再按下〔確定〕就好了。

發表迴響

以經常會遇到的問題及「初學者」的角度,來看待「電腦教學」這回事。