Word表格怎麼畫才好看?修飾技巧大公開!

多年來使用Word的經驗談

如何在Word中畫出一個有質感又好看的表格?以前在公司當MIS時,常常會幫長官們打文件,就曾經有一個部門的經理就對我說:「小唐啊~為什麼你打出來的表格,都這麼好看?」我發誓!這是的確是真人真事,絕不是亂蓋的…

除非這主管是想把我,要不然這句話絕對是真心的。

我個人使用Word,大概是從二專開始,當時都是無論是平常的作業,甚至是專題的報告,全都是我獨立完成,從來沒請過救兵來幫忙,一直到現在出社會工作,自然累積了不少的經驗。

記得在學生打出來的報告,當時以為很好看,但實際上卻很糟,原因就是使用過多花俏的圖案。

使用花俏的圖案或過多的顏色來裝飾文件,並不一定會讓文件變的好看,我認為除非是給小朋友看的,要不然在一份正式的文件,最好都不要使用這些過份花俏的圖案,接著我來分享一下,我個人在辦公室打文件所累積一些畫表格的心得,全都非常的簡單,你可以嘗試套用看看,相信也會有不錯的感覺。

接著我就來分享一下,我的一些心得,希望各位看倌要是不滿意的話,可別罵我啊。也歡迎大家分享自己美化表格的經驗哦!

想要畫表格時,第一步要做什麼?

在開始畫表格之前,無論你是想畫的表格,是心裡想的,還是現有紙本表格,要轉打成電子檔,我們首先要做的工作,並不是直接就開始插入一個新的表格,而是要先算我們所需要「欄數與列數」,這樣畫起來才會有效率。

而在算所需的欄列數時,要以欄或列中,最多的欄列數為主,這是什麼意思呢?我以下面這張表格來做個說明:
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在Word中,直的稱為「欄」、橫的稱為「列」,先以直的「欄」來說,你認為這張表格「應該」要插入幾欄?是3欄還是4欄?

當然都不是喔,我們之所以會以為這個表格只有3欄或4欄,都是因為只考慮到最前面「客戶資料」的部份,但要畫出一個表格,絕對不是只看一開始的部份,而是要全面性的來做考慮,所以我們在數的時候,應該是找最多欄數的項目,像是「項目」、「訂金」、「簽約金」的這一列,所以從最前面開始算到最後的「二樓頂板完成」,應該是「9欄」。

相同的道理,也請應用在橫的「列」中,就應該要數到「10列」。

因此一開始插入表格時,就應該插入「9欄、10列」,如下圖所示:
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所插入最初始的表格,就應該如下圖:
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接著再使用「合併儲存格」將需要合併的欄位給合併好,以及平均分配列高與欄寬,就可以完成我們所需要的表格,如下圖:
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最後我們再把文字給補上,並修正一下表格的格式,這個表格很快就可以打好。
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那你一定有個問題,若是一開始時,算錯了欄、列數怎麼辦?其實算錯沒關係,又不是什麼大不了的事,我們再用「手繪表格」的方式,手動補上即可。

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如何把Word表格修飾的更好看?

而接著就是要進入到整篇文章的重點,表格要怎麼修飾,才會變得更好看?

一、加入雙實線或粗實線外框

這是最重要的一點,之後的建議你不做都沒關係,但幫一個表格加一個外框,我個人認為是非常重要的,這可以讓一個單調的表格,忽然間就變的不一樣。

而加外框的樣式有兩種都不錯,一種是雙實線外框,另一種是粗實線外框,我個人比較偏好用雙實線的外框。
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二、標題列、欄加入粗實線

在加了外框之後,接著就要設定一下內部的格線,一般我們可以用「粗實線」,在「標題」與「內容」之間做個明顯的區隔,這樣會讓看到表格的人,一眼就看出內容是在哪個部份。
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三、平均分配列高與欄寬

接著相同類型的欄寬與列高,為了美觀起見,我們必需使用「平均分配列高」與「平均分配欄寬」來將表格好好的「整理」一下,就好像把一口不整齊的牙齒,好好的矯正一番。
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四、行數多時,在每間隔行之間,填入灰階背景色

這是一個貼心的小動作,在一些內容比較多且長的表格,為了不要讓人在看資料時,對錯欄位,或是看到「眼花」,在每隔一列時,可以填入灰階的背景色,這樣看表格的人,也比較沒有壓力。
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五、適當加入細虛線

相較於「粗實線」,是用來區隔不同的資料區塊,而「細虛線」則是用在有多列相同資料時,就可以將「細虛線」安插在「實線」之間。
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六、中文用標楷體、英文、數字用Arial

而最後,建議打表格時不要用太花俏的字型,因此除非公司有規定要使用「新細明體」,要不然我在打完一個表格時,一律都會把中文字型改為「標楷體」,而英文、數字等資料,則會改成「Arial」字型,我覺得這兩種字型真是有質感到爆…,而且相同的檔案,拿到別人的電腦,字型也都不會跑掉,因為這兩種字型每個人電腦都有。
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以經常會遇到的問題及「初學者」的角度,來看待「電腦教學」這回事。