如何解決「列印出來的文件」和「編輯的內容」不一樣的問題?

「預覽列印」和「編輯好的文件」長的不一樣?

在我們使用應用程式所編輯出各種文件中,有時會碰到應用程式「預覽」的樣子,居然和實際列印出來的樣子不同,像是Word這個Office應用程式。

我前陣子剛好有朋友碰到過這樣的問題,而向我請教,我將我的處理方式分享給大家。

他使用了Word 2007編輯出一個檔案,內容使用到了「注音」的字體,在預覽列印時完全沒有問題,可是從HP LaserJet P1006這部「實體」印表機印出來後,居然注音的部份都沒有印出來,而且印出來的字型,也不是他所設定的字型。
4039-01
碰到這類的情況時,我列出了些解決辦法,供大家參考:

方法一、將檔案另存成「PDF」檔,之後再將PDF檔案印出

這個方法,如果你用的是Word 2007的版本,你直接透過Word 2007來幫你直接轉換檔案格式,操作方法如下:

Step 1. 為點擊「左上角」的Office功能表圖示,接著點擊「另存新檔」中的「PDF或XPS」按鈕。
4039-02
Step 2. 接著在「發佈成PDF或XPS」對話盒中,輸入「檔案名稱」後,再點擊〔發佈〕即可。
4039-03
而若你不是使用Word 2007,而是使用更早之前的Word版本,甚至你根本就不是使用Word,而是使用其它的應用軟體時,這時要將檔案轉成PDF,就需要靠Adobe 的Acrobat了,雖然有很多網站也都提供線上轉檔,但我實際用過幾個,發覺到轉換的效果並不好,多半字型都沒有辦法正常的轉換,所以最好的方式,還是要安裝一套Adobe Acrobat,然後使用那部Acrobat「虛擬印表機」來做轉檔。

不過Acrobat可不是一套免費的軟體哦,它的官方網站如下:

Adobe Acrobat X Pro官方網站

方法二:利用「Microsoft Office Document Image Writer」虛擬印表機

若你實在沒有Acrobat,那你可以折衷使用「Microsoft Office Document Image Writer」,這一部印表機,是一部「虛擬」的印表機,在安裝Microsoft Office時,就會一併安裝到我們的電腦中,它的功能就和「虛擬」的燒錄機一樣,輸出成品都是「檔案」,虛擬燒錄機將你想要燒錄到光碟片的資料,燒成一個光碟映像檔案;而虛擬的印表機則是將你所要列印的文件,列印成一個特定的檔案,而以「Microsoft Office Document Image Writer」來說,則是將要列印的文件列印成「TIFF」格式的圖片檔。

和方法一產生PDF一樣,我們就是要利用這部虛擬印表機,來產生出「圖片檔」,然後再去列印這個圖片檔,這樣就能順利印出我們想要的文件了。

不過這個方式有個缺點,就是只能列印出灰階的文件,也就是說,如果你的文件裡有彩色的文字、圖片,都會被轉成「灰階」,你可以試著將檔案產生出來後,再決定要不要使用這個方法。

Advertisement

Step 1. 開啟該應用軟體的「列印」功能,並從印表機清單中選取「Microsoft Office Document Image Writer」,接著再點擊〔內容〕,如下圖:

(下面的圖片為Word的列印功能示範,若你是使用其它的軟體,該對話盒可能會不太一樣。)
4039-04
Step 2. 接著切換視窗到「進階」頁籤,點選輸出格式為「TIFF-單色傳真」,並從該選項中,選擇「極佳(300 DPI)」,最後再點擊〔確定〕。
4039-05
Step 3. 最後會跳出儲存檔案的對話盒,這個檔案就是將會列印出來的檔案,請輸入你想要的檔案名稱後,再點擊〔存檔〕即完成,接著你可以去打開那個輸出的圖片,並將它列印出來。
4039-06

方法三:虛擬影像印表機(Virtual Image Printer Driver)

若上述的方法都行不通,或者是效果不滿意,可以再試試安裝這個虛擬的影像印表機,這個虛擬影像印表機驅動程式是「免費」的,你可以從以下的網站下載到

Virtual Image Printer Driver官方下載網站

在下載且安裝完成後,在控制台中的「印表機」中,就會再多出一部「ImagePrinter」,而且可以在「開始功能表」中找到「ImagePrinter」的資料夾,請點擊裡面的「Options ImagePrinter」程式,利用這支程式,我們可以對這部虛擬印表機做設定,例如輸出檔案時,要輸出到哪個位置?輸出什麼樣的圖片格式…等等。

開啟「Options ImagePrinter」後,我們可以在「System」頁籤中的「Output folder」得知列印式後的檔案會被放到哪個資料夾中。(ImagePrinter和Microsoft Office Document Image Writer這部虛擬印表機不同,它列印之後,不再跳出對話盒,要你輸入檔案名稱,而是直接就將列印出的檔案放到指定的資料夾中)
4039-07
而在「File Format」頁籤中,我們可以指定「輸出的圖片格式」,預設為「TIFF」,若你有特別的需要,可以將它改成BMP、PNG、JPG,甚至是「PDF」,我也是後來才曉得原來,ImagePrinter,不只是Image Printer,它也提供了和Acrobat Pro X一樣的功能,重點是它是「免費的」。
4039-08

發表迴響

以經常會遇到的問題及「初學者」的角度,來看待「電腦教學」這回事。