如何使用「Dropbox雲端硬碟」來備份及同步您的檔案教學?

Dropbox推薦及教學

初次開始使用Dropbox,是因為看了異塵行者的文章推薦(Dropbox 雲端資料同步軟體能用來幹嘛?10個我最常被滿足需求),沒想到這一用,也用了一年多,可見Dropbox有多好用,而我在這段使用的期間,一有機會時,也都一直教我每個維修電腦的客戶或朋友來使用Dropbox,有些很有慧根,有些則是不了了之,我想沒有持續使用Dropbox的人,應該是不夠了解它的好用之處,要不然怎麼會有人會不用呢?

在我維修電腦的經驗中,有為數不少的使用者,常常在每次硬碟壞掉,且失去所有資料時,才懂得定期備份資料的重要性,但懂歸懂,做不做又是另一回事,懂不一定會做,大部份的人都是這樣吧,就像誰不懂得吃麥當勞是不營養的,但為什麼每次我們看到「得來速」,還是都毫不猶豫就駛進去了…

所以Dropbox就是治你懶的解藥,關於你懶的備份的事,它會時時幫你做。

Dropbox的使用時機?

Dropbox的使用時機?以下是我覺得Dropbox的好用的地方。

一、在多台常用的電腦時,就用來同步檔案

如果你平時有在多台電腦中共用檔案時,例如在公司、學校裡會打一些報告或是作業,如果你想要所有您經手的每部電腦中,都能保持檔案是最新的狀態,也就是無論在任何地方使用電腦時,所有的檔案一定都是「最新」的狀態,以前你可能都是使用隨身碟來做這些事,現在你可以嘗試使用看看Dropbox。

二、在單一電腦上使用時,也能當作備份硬碟

對一般有在用電腦做一些工作的人,無論是學校或是公司,多多少少都會製作出一些「非常重要」的檔案出來,而這些檔案多半都是一些文書、圖片、CAD…等等,這麼重要的檔案放在硬碟中,您認為很安全嗎?你認為您今天將電腦關機後,明天它還會順利的開機嗎?所以我們都會將這些重要的檔案「存兩份」,一般我們會把備份存在隨身碟或是燒在光碟,現在另一份,你也可以考慮放在Dropbox裡。

所以,對Dropbox來說,並不是有同步檔案需求的人,才會有用處,實際上,多台電腦很好用,單一電腦更好用,除了用來同步檔案的功能之外,另外所延伸出來的另一層意義,就是備份檔案。

手機照片不怕遺失(Camera Uploads)

在Android手機上,安裝上Dropbox,除了可以在手機上看到我們桌上型電腦的檔案之外,最大的好處就是「Camera Upload」的功能,這個我都建議要把它打開,打開之後,我們所拍的照片每一張照片,Dropbox都會自動傳一張備份到「Camera Uploads」資料夾裡,這樣我們就不用擔心手機遺失、壞掉,而失去寶貴的照片,另一方面也能經常刪除手機裡所拍的照片,以免照片過多,造成手機每次在瀏覽照片時,變的很慢。

回復之前的備份 (View previous versions)

在任何Dropbox裡的資料夾,只要在任何「檔案」上按滑鼠右鍵,並從「Dropbox」選單中,都可以看到「View previous versions」的項目,這個項目的意思就是可以讓您查看目前這個檔案,還有哪些版本,也就是在每一次您編輯好,並且儲存時,Dropbox都會自動幫您存成一個備份項目,當您目前這個檔案發現到有問題時,都可以立即回復到之前備份的狀態。
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如下圖,可以看到我目前這個在測試的檔案,就有兩個時間點的備份,我隨時可以選擇清單中任何的版本,在按下〔Restore〕之後,這個檔案隨時可以回復到之前的狀態。
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但請大家注意,千萬別把這個功能當成萬靈丹,它不會記得您所編輯檔案內容的每一個動作,是不能當成「上一步」及「下一步」來使用,而且也不能保證,每個檔案在每一天修改都一定會有記錄,專注且仔細於您所編輯的文件,才是上上之策,萬一真的發生嚴重的失誤時,這個「View previous versions」只是救您其中的一個方法,但不保證每次都靈光。

大家一起來下載(Copy public link)

在Dropbox資料夾裡,有個非常特別的「資料夾」,叫「Public」,這個資料夾安裝好之後就一直存在,如果我不說,也許有人會不曉得這個資料夾的好用之處,而這個Public資料夾的用處,就是可以讓在遠處的朋友來下載裡面的檔案,只要你告訴這個資料夾的檔案網址。

例如,你可以嘗式將一個檔案放進這個Public資料夾中,然後再跟我下圖一樣,在該檔案的上方,按下滑鼠右鍵,然後一樣在「Dropbox」的下拉式選單中,選取「Copy public link」。
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然後再將這個複製下來的「鏈結網址」貼到IE瀏覽器的網址列上,你就可以發現到,這個檔案居然可以從「IE瀏覽器」上面下載下來,就好像我們在網站上下載資料一樣,了解這個功能了嗎?

一般來說,這個會使用到的情況有:

一、 電子郵件:你在寄電子郵件時,發現到所要附加的檔案太大,因為一般電子郵件都有附檔的限制,有些是20MB,有些則只有12MB,所以萬一超過這個容量的話,有些人可能會不知道該怎麼做,其實做法很多種,

  1. 像是用壓縮軟體將這些所要寄的檔案,打包且分割成數個小檔案,再利用電子郵件一封封,分別將這些檔案寄出。(檔案分割教學)
  2. 上傳到自己的網頁空間,然後再將該檔案的網址寄給對方。
  3. 利用像是「SendSpace」這類網站,先上傳至該網站,再將網址給對方。
  4. 而最後還有一個方法,就是利用Dropbox的Public資料夾,只要將要附加檔案,放進Public資料夾內,然後使用「Copy public link」,再將複製下來的檔案網址寄給對方即可,待對方將檔案下載完後,就可以將這個檔案從Public資料夾中移除,以免暫用了寶貴的空間。

二、 部落格及網站:此外,像是我們在寫網頁或是部落格,若有需要讓讀者下載某些檔案時,我們也都會將這些需要下載的檔案,打包好,並放在Public裡。

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私密隔空傳檔(Share link)

而「Share link」這功能,相當類似於前一段所介紹的「Public link」,主要的差別有幾個,第一,Public link只能分享「Public」資料夾內的檔案,而「Share link」則可以分享「Public」以外的任何檔案或資料夾給任何人,包括那些沒有Dropbox帳號的人;第二個不同就是,在Public分享檔案,如果之後不想再分享了,就只能將檔案刪除,或是重新命名,但Share link所分享的檔案,則可以在Dropbox網站中,將所分享的檔案「unlink」,也就是取消分享。

那如何分享呢?請看以下說明。

Step 1. 首先,也是和分享Public link一樣,在「非Public」資料夾之外的檔案上,按下滑鼠右鍵,並點擊「Share link」。
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Step 2. 接著會來到Dropbox的網站,而出現以下對話盒時,請從欄位中輸入您想要分享的朋友清單,或是切換右上角的功能小圖示,也可以直接分享到Facebook、Twitter上。
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而實際上,您也可以直接複製上方的檔案網址(就如同Public link一樣),直接將該檔案網址給朋友也可以。
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而若是分享之後,覺得後悔,不想要再分享了怎麼辦?

沒關係,直接到Dropbox的網站,並且登入你的帳號,先點擊左方的「Links」,接著就可以從清單中選擇你想要取消分享的檔案或是資料夾,接著再點擊該項目右方的〔Remove〕。
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接著在跳出的對話盒中,點擊〔Remove link〕,即可將所分享出去的檔案、資料夾給取消分享。
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我們嘗試再一次連線到那個分享的資料夾時,就可以看到以下的錯誤訊息Error(404)了。
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2GB免費空間不夠用嗎?

果然只有2GB的空間是無法滿足您,是吧?

貪婪是好東西,那就邀請您的朋友加入吧!這麼好用的東西,就算沒有獎勵也不應該忘了朋友,Dropbox給予的獎勵非常的優沃,推薦一位朋友加入,您及朋友都可以獲得「500MB」的空間,最多可以達到「16GB」,損人不利己的事,做了沒意義,損人而利已的事,做了很夭壽,利人又利己的事,那還等什麼?
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那怎麼推薦呢?可不是直接請朋友直接去下載Dropbox哦,要不然Dropbox怎麼會知道,這位朋友是您找來的?而是必需要請朋友從您專屬的連結來進入Dropbox的網站,然後再去下載Dropbox才行。

而這個專屬於您的連結,登入官方網站(http://www.dropbox.com)後,即可從左方功能列中進入,另外也可以直接輸入網址(https://www.dropbox.com/referrals),直接進入這個邀請朋友的頁面。
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Dropbox提供三種方式可以將Dropbox介紹給朋友,一種是寄電子郵件的方式(位於左上角,另一種是透過「Facebook」及「Twitter」的方式(右上角),最後一種就是直接給一個特別的網址(下方紅色框框處),而實際上無論是E-Mail或是Facebook、Twitter,也都是將這個「特別的網址」寄給朋友,只要您的朋友從這個網址進入到Dropbox申請帳號,並且開始使用Dropbox這個服務,這樣就算是推薦成功了。

而如果您沒有其他朋友在使用Dropbox,那不彷從我的推薦連結來申請Dropbox,這樣您我都會多出500MB,以下就是我的推薦連結:

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