使用Microsoft Word最常犯的五個錯誤

三、沒有用分頁符號

很多人為了要換頁會打一連串的Enter鍵,直到下一個段落的位置到達下一頁的位置,如下圖:
383-7
使用這種方式的缺點就是只要換到下一頁的段落之前新增了一行,之前打的一堆Enter就會被推到下一頁去,所以每次你新增了文字,你就要一直的刪除這些多出來的Enter符號。

所以這種情況應該是要插入一個「分頁符號」才是最正確的,插入「分頁符號」的方法,從工具列上的「插入(O) \ 分隔設定(B)」,然後「分隔設定類型」選擇「分頁符號(P)」。
383-8(你可以使用「標準模式」來看到「分頁符號」的標誌)

[Word 2007]

而在Word 2007中,插入「分頁符號」的方式有點不同,你要切換到「版面配置」,再從選單工具列中的「版面設定」區塊中,點擊「分隔設定」,從分隔設定的下拉式選單中,就以看到「分頁符號」及「分欄符號」,如下圖:
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四、沒有使用定位點

當遇到同一行文字裡的部份文字需要有不同的位置時,就要使用定位點,而不要用空白鍵來定位。

如下圖範例,我使用了兩個定位點來定位「聲聲慢」及「李清照」,那為什麼要用定位點呢?因為使用「定位點」來調位置絕對比用「空白鍵」好調而且又快。
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五、編號自己打

在出考卷時沒使用自動編號的話是惡夢一場,打好後若是要調整題目的前後順序,包準調死你。我猜想沒有使用的人應該是使用了之後題號會亂標吧! 至於題號會亂標的問題,就是我在第一點所說到的Enter與Shift+Enter的問題。
383-12

六、段落之間用Enter來充當空白

最後再補充一個常見的錯誤,這個錯誤發生在段落與段落之間空隔的作法,有些人當想要在段落之間加大距離時,會選擇最直接的作法,「Enter」鍵,如下圖:
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比較一下上圖(錯誤)和下圖(正確),你會發現到上圖(錯誤)是用「Enter」來做空隔,因為有「Enter」的段落符號,而下圖(正確)卻沒有「Enter」的段落符號,這決對不是我用影像處理軟體把它去掉了。

383-14 正確的用法應該要使用「段落」裡「段落間距」區域的「與後段距離」或「與前段距離」來設定,如下圖,我設定了「與後段距離3列
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不是五個常犯的錯誤嗎?怎麼變六個?

在我寫部落格的教學文章中,雖然這篇瀏覽人數不是最多的,但卻得到最大的迴響,感謝網友們的鼓勵,所以我又再新增了另一個常見的錯誤,希望大家都能學到使用Word最正確的方式。

此外,若您在Word及Excel方面,想要更提升自己能力的話,您一定不能錯過Word及Excel最重要的功能「合併列印」與「樞紐分析表」。

  1. 每個人都要學的Word實用技巧教學-「合併列印」
  2. EXCEL實用技巧教學「樞紐分析表(Pivot Tables)」

9 關於 “使用Microsoft Word最常犯的五個錯誤” 的評論

  1. CTRL+ENTER可以插入分頁符號
    另外上面寫的幾個錯誤office2007之後都會自動幫你修正

    對了,定位點功能只要點兩下任何位置就可以加入,我記得這是2003就有的功能

  2. 還有一個 alt+enter是換到下一頁喔。不管上面的有沒有打到底。按alt+enter就直接跳到下一頁就可以打字了,我很常用這一個。

  3. 不知道楼主是否有研究Mac里面的Word 2011呢?我在使用那个的过程中遇到了很多问题。

    1. 抱歉喔,雖然我有「短暫」的用過Mac裡的Word,但我覺得在Mac裡面用Office,感覺很難用,所以就沒再深入使用它了,反正現在我使用Word的機會也愈來愈少了…

  4. 請問我在word打完文章,然後在word時我有設置行距,就是換行段落間這樣(看起來有空一行)。
    但是複製到其他地方發表時,行距就不見了,全部都黏在一起,不好閱讀。
    請問怎麼調?難道每次都要再按一次enter才行嗎?這樣好麻煩,還是可以設置按enter跳兩行,因為好像有手動空一行(有換行符號),再貼上發表就可以。
    麻煩了!!!感謝!!!

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以經常會遇到的問題及「初學者」的角度,來看待「電腦教學」這回事。