為何使用Word、Excel 2003編輯檔案後,檔案容量卻變大了?

編輯的Word、Excel檔案越來越大

如題,為何我們平常所編輯的Word檔案,會越編越大?

我這是在說廢話嗎?越編越大、越吃越肥這不是必然的嗎?檔案本來就會隨著我們一次次的編輯,大小就一直的成長。的確,本來就是越編越大,但我們這邊Word的情況是,在編輯之前可能是100KB,但編輯後卻變成20MB,你能想像,我喝個白開水,就瞬間爆肥20公斤嗎?

這是前幾天我同事發生的情況,原本好好的一個Word還是Excel檔,被他們這麼一編,就變成一個龐然大物,但他卻還不曉得發生什麼事了,其實問題就出在所插入的「相片」。

隨著科技日新月異,隨便一台手機可能都有幾百萬畫素以上的功力,更不用論會有千萬等級的數位相機了,可想而知所拍出的相片檔案大小,會有多巨大了吧!

那這些畫素高到嚇人的數位相機及手機,跟我們今天所發生問題,有何關係呢?

這關係可大了,我仔細跟我同事說明,你將一張10MB大的圖片,插入到Word文件裡,你認為這個Word檔會有機會小於10MB嗎?雖然你在Word裡,有將圖片的尺寸,「縮」到很小張,但很遺憾,圖片所佔的容量還是不變。

我們以Word 2003來做個小測試吧!

用Word 2003來做個小測驗

先開一個新的Word檔案,而且在裡面輸入一些文字,最後來看這個檔案內容,檔案大小為「11.0KB」
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接著也來看一下待會要插入Word檔的圖片大小「01.JPG」,它的檔案大小為「14.0MB」。
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最後,將這圖片插入到Word檔後,原本「11.0KB」,就增大成「14.2MB」了,這還只是插入一張大小而已,要是多插個幾張圖片,可想這個檔案會長到多大啊!
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解決辦法之一:小畫家或影像處理軟體

其實Word要的並不多?什麼意思?

就好比我們吃維他命,每天都有固定,可讓身體吸收的量,若每天一次都吃一罐維他命,這樣有什麼意義嗎?還不是都拉掉了,Word也是同樣的道理,插入Word裡的圖片,實在不需要插入那麼大張的圖片,又不是要掛牆壁用的,所以只要在插入前,先利用影像編輯軟體,像是Photoshop、Photoimpact先把解析度降低即可,若沒有這兩套軟體也沒關係,用我們最熟悉的小畫家也可以喔。
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解決辦法之二:Word 2007

而在新版Office Word 2007中,若和Word 2003同樣操作一遍時,會發現到已經插入圖片檔案的大小,並不會急速的膨脹,新版的Word 2007會自動對所插入的圖片作調整,所以這也是微軟要我們換新版本Office的原因吧,因為它在背後幫我們做了很多事,只不過我們都感受不到,而以為改版只是介面變漂亮而已。
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可以看到在插入同一張圖片之後,Word檔只增加了300多KB而已。
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以經常會遇到的問題及「初學者」的角度,來看待「電腦教學」這回事。