PDF檔案太大嗎?如何縮小體積龐大的PDF檔案大小?

秦始皇統一了幣制,Adobe統一了通用檔案格式

PDF」在我還是學生時,它還是個「Nobody」,在Adobe的推廣之下,沒想到現在搖身一變,已經成為一位家喻戶曉的巨星了,幾乎每個人都認識它。

Adobe發展這種PDF檔案這種檔案格式,就好像是秦始皇統一了幣制( http://www.chiculture.net/0105/html/c36/0105c36.html ),電腦在帶動軟體的發展,每個軟體都有自己的格式,乍看之下,好像相當的合理,並沒什麼問題。我們假設你有一個軟體A所製作出來的檔案A,現在你要把這個檔案A寄給一堆客戶,但並不見得每個人都有你這個「軟體A」,所以造成檔案A不是每個人都能開,當客戶打不開時,客戶就會跟你說「檔案壞掉」。

所以,如果在「無編輯需求」的狀況之下,如果有一種「目標」的檔案格式標準,讓大家都可以把所有的檔案轉成這種格式,那其他人只要安裝一種可以開啟「目標」格式檔案的軟體,就可以開啟所有的軟體所編輯出來的文件,例如:「Photoshop、Word、Excel、AutoCAD…等等」,但「誰」可以站出來,制定這個標準呢?是你、還是我?我也希望大家都可以聽我的,但好像不太可能。

這種任務並不是隨便一家小公司就能勝任,一方面是公信力的問題,另一方面也是技術能力的問題,如果不是一位德高望重的老大出來主導,這些小弟是沒有人會信服的。

所以Adobe這家國際級的軟體公司站了出來,製定了PDF檔,也發佈了轉檔程式(Adobe Acrobat)及讀檔程式(Adobe Reader),長年的宣導之下,終於讓人們養成使用PDF的習慣,就跟每個人電腦都需要播放音樂及影片的軟體一樣,每個人電腦也都需要能開啟PDF的軟體,無論是免費的,還是付費的。

有時PDF檔案會很大

在我身邊的例子,在一家設計公司裡,因為檔案都是CorelDraw或是Illustrator所編輯出來的原始檔,為了不將這些原始檔案流出去,所以有時他們會將檔案輸出成「PDF檔案」給印刷廠或是客戶,像這類要用來印刷用的檔案解析度,就要非常的大,所以通常一個檔案都可以大到6、7百MB。

而這時印刷廠如果有需再把檔案傳給其他人,如果其他人只是要看而已,就不需要傳這一個6、7百MB的檔案給這些人,因為他們只是要看一下,並不是要輸出印刷用,所以這時就有「縮小」PDF檔案的需求。

要如何縮小PDF檔案容量呢?

通常要縮小PDF的空間,最主要的就是調整在PDF檔案裡圖片的解析度以及圖片壓縮的比率,而縮小的方式,除了可以利用原廠Adobe的Acrobat(需購買軟體)來重新「列印」檔案之外,還可以使用一些免費的工具及網站服務。

以下我會分別介紹如何使用這兩種方式來縮小PDF的檔案大小,以及介紹這兩個方法的優劣之處。

PDF Compressor軟體

首先是這一套「PDF Compressor」程式,支援Windows XP/Vista/Windows 7/Windows 8,直接使用縮檔軟體及網站服務的差異,就是不需要再上傳檔案,而且也不用擔心重要的PDF檔案會外洩,所以如果你想要壓縮的檔案是比較大的話,就可以考慮直接使用PDF Compressor。

但PDF Compressor也不是沒有它的缺點,由於這套軟體有分免費版及專業版,所以如果你使用的是免費版的話,就沒有辦法去設定壓縮條件,也就是只能使用檔案本身的預設值來壓縮,但能免費的使用,已經相當不錯了,大家可以嘗試一下,看看使用的效果滿不滿意。

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Step 1. 下載 PDF Compressor軟體「http://www.pdfcompressor.org/」 ,下載且安裝完後,請執行PDF Compressor,點擊程式中間「Click here to add files.」,接著再選取一個你想要縮小的PDF檔案即可。
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在選擇要縮小的PDF檔案後,可以點擊「Comression Settings」來調整壓縮的設定,但由於我們是免費版,這部份功能只開放給專業版的人使用,所以就會出現下圖:
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Step 2. 都準備好了之後,可以點擊「Start Compression」開始縮小PDF檔案的動作。而縮小動作完成後,這些縮小好的檔案,都是放在右上方「Output to」的路徑中,你可以點擊程式右上方的「Open」,來開啟這個Output的資料夾。
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Small PDF線上服務

而另外的一種轉檔方式,就是直接使用線上網站的服務,利用這種方式的好處,就是不需要安裝程式,只要能用瀏覽器上網,就可以做轉檔的工作。

但也不是完全都是優點,我個人覺得最大的缺點,除了你要把你重要檔案傳到網站上之外,就是你的PDF檔案很大,像是數百MB的檔案,光是要上傳這個大的檔案,就不曉得要花費多少時間了。所以會用這個方式來縮小pdf檔,圖的就是一個方便。

而使用的方式非常的簡單,操作如下:

Step 1. 直接連上Small PDF的網站「http://smallpdf.com/」,然後再將要縮小的檔案,拖曳進入「Drop PDF here」的這個長方形區域中。
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Step 2. 一旦你拖曳進入那個區域後,就會看到「Compressing」的文字,就代表網站正在幫你縮小檔案中,這時必需要等待一段時間,如果檔案比較大的話,所花費的時間就會特別的長。
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Step 3. 最後完成時,就會出現「 PDF compressed. 」,並且在下方中看到檔案縮小後的報告,以及下載縮小後的檔案,請點擊「Download PDF」即可領取已經縮小的檔案。
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16 關於 “PDF檔案太大嗎?如何縮小體積龐大的PDF檔案大小?” 的評論

  1. 不好意思打擾~請問
    我上傳檔案後,它顯示upload failed
    為什麼會這樣呢?
    還請大大幫忙><

    1. 你好,我要縮的PDF檔大小有180MB,我使用PDF Compressor功能縮檔後,為什麼還是一樣180MB的大小呢!? 等於沒縮… 請問知道是什麼原因嗎?

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以經常會遇到的問題及「初學者」的角度,來看待「電腦教學」這回事。