讓Excel自動檢查儲存格中是否有輸入重複的資料

輸入通訊錄時,常常會打錯

我朋友是一位業務員,所以經常要將客戶的通訊錄,一一輸入到Excel裡,但常常會發生把客戶的電話輸入錯誤,也就是同樣的電話,可能同時輸入到不同客戶的名字上,因此打電話來跟我求助,看看在Excel裡,有沒有任何的功能、方式,可以提醒我們在輸入資料時,若是輸入到重複的電話時,就會立刻提醒我們,你剛才輸入的電話已經是重複的了。

例如以下這個清單中,你有發現到哪裡出錯了嗎?

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解答公佈,就是王小明和王力宏的電話是重複的,另外說明一下,這上面的電話都是我隨便亂打的,可別真的要照上頭的電話,要打給蔡依林和周杰倫哦!

好的,那在Excel裡有什麼辦法可以做到檢查重複值的功能了,其實被問的當下,我以為這樣的功能,是要寫VBA程式來檢查,是在過了十分鐘,才想到在Excel裡,有個功能叫「設定格式化的條件」,利用這個「格式化的條件」,這個問題就可以迎刃而解了。

這個技巧相當的實用,相信在許多文書處理的場合都可以用的到,雖然在這個通訊錄的例子,你也可以不需要使用「設定格式化的條件」,但若你學會這個技巧,除了可以讓你輸入資料的正確性提高之外,你的Excel功力將更進一階,再也不是一個只會將「數字」填入儲存格的初學者了。

Excel「設定格式化的條件」教學

Step 1. 首先,先選擇您想要檢查的範圍,若以我這個例子來說,當然就是選擇「C欄」,如下圖:

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Step 2. 接著在「常用」頁籤中,點擊「設定格式化的條件」,並在下拉的功能表中,點擊「新增規則」,如下圖:

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Step 3. 在「選取規則類型」中選取「只格式化唯一或重複的值」,再點選〔格式〕,此時的「格式化全部」需選擇「重複的」,如下圖:

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在這一步,我要特別的說明一下,所謂的「新增格式化規則」,就是要對那些「符合」我們條件的「儲存格」,做一些格式化的設定。而在這裡,我們設定只要是「重複的」儲存格,就符合我們的條件,而至於那裡「符合條件的儲存格」是要變成什麼樣的格式呢?Excel就讓我們來自訂,而自訂格式的方法,就是點擊〔格式〕來做設定。

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舉一反三,既然我們可以設定條件只有「重複的」儲存格才符合,那可不可以設定「唯一的」儲存格才符合呢?

當然可以哦,只要在「格式化全部」中,選取「唯一的」,就可以了。

Step 4. 接著就是要設定「儲存格格式」了,在這個例子中,我準備要將符合條件的儲存格填滿紅色,這樣才一眼就知道資料有重複了,因此我先點擊「填滿」再從「背景色彩」中選取「紅色」,最後則點擊〔確定〕,如下圖:

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在這一步中,儲存格格式要怎麼設定,是隨你高興的,你也可以將字體發大、字體顏色改變,或是設定底線、粗體等等,全部都可以。

Step 5. 接著回到「新增格式化規則」的對話盒,這時我們就可以看到最下方的「預覽」,就是我所設定的一樣,讓儲存格全部用紅色填滿的狀態,最後我們就點擊〔確定〕來完成這整個設定吧!

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Step 6. 此時你就會發現到,「王小明」和「王力宏」這兩個儲存格,立刻就變成紅色的了,這時你可以修改好正確的資料後,再接著繼續輸入資料,若是有再輸入重複的電話時,Excel會立即將重複的儲存格變成紅色的。

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若是您覺得將整個儲存格變成紅色有點太誇張的話,可以再點選「設定格式化的條件」並從下拉式選單中點選「管理規則」,如下圖:

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此時,就可以在規則中看到剛才所設定的規則了,這時只要雙點擊該規則,就可以修改儲存格的格式了。

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以經常會遇到的問題及「初學者」的角度,來看待「電腦教學」這回事。