為何Outlook列印時,無法指定想要列印的頁數或範圍?

為何「列印」對話盒中,無法指定列印的頁數範圍?

按下「列印」,並選擇想要列印的頁數,或是直接按下〔確定〕,將想要列印的文件列印出來,這是在辦公室上班的我們,再平常不過的事情了。

今天有朋友向我請教了一個有關Outlook列印電子郵件的問題,一般我們在公事往來的信件,通常一封信都會來回的回覆好幾次。

所以一段時間之後,這段信就會「Re:Re:Re:Re:Re」到內容很長,這時如果要列印下來的話,通常是只要列印最前面已經達成結論的內容,也就是大概前一、二張的內容,這時如果你使用Outlook,開啟這封E-Mail,並按下〔列印〕時,卻會發現到居然「列印」的對話盒是長這個樣子:
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你會發現到在這個「列印」的對話盒中,只有能列印「偶數/奇數」頁,要不然就是全印,根本就找不到可以設定「列印頁數」的部份,如果真的全印的話,又很浪費紙張,這時要怎麼樣才能呼叫出如下圖,我們常常使用的「列印」對話盒呢?
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以上面的這個「列印」對話盒來說,我們就能在「指定範圍」的區域中,設定想要列印的「頁數」,但如「1-2」頁等等。

而在這部份,我將分成Outlook 2003及Outlook 2007來說明,因為我測試的結果,發現到這兩種版本的Outlook居然有些都有這個情況發生,而且解決的方式略為不同。

除此之外,提供另一種方式給大家參考,若要應急的話,也可以利用各種的「檔案印表機」,直接將信件列印成「電子檔」,像是輸出成PDF、或是JPG這類的檔案,由於列印成電子檔並不會浪費紙張,所以直接再開啟列印出來的檔案,再選擇想要列印的頁數即可,這也是另一種方式。

Outlook 2003解決無法指定頁數列印的方式

在Outlook 2003時,想要讓已經收進來的信件,在列印時要能呼叫出能指定列印頁數的對話盒時,就要將「信件」的格式,設定成「HTML」,我這邊因為在回家後,一直模擬不出那種有問題的Outlook狀態,所以直接就是以一封已經是HTML的信件來做示範,不過不用擔心,操作都是一樣的。

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首先,點擊功能表的「編輯」,接著選擇「編輯信件」,如下圖:
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最後,再點擊「格式」中的「HTML」即可,這樣就能將此信件,改成HTML格式了。
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這個時候若是使用列印時,就可以看到「列印」的對話盒,是可以設定「頁數」範圍的那種。

另外你也可以直接將Office 2003更新到最新的SP3,說不定我複製不出有問題的Outlook,就是因為我的版本已經是最新的SP3的緣故也不一定。

Outlook 2007解決無法指定頁數列印的方式

使用Outlook 2007的話,看起來是不能像Outlook 2003一樣,就算是將信件改成HTML,也還是沒有辦法呼叫那個可以設定頁數的列印對話盒。

但解決的方式反而比較簡單,只要將Office整個更新到Service Pack 2(SP2)以上的版本,就可以解決這個問題。

以下更新,擇一下載安裝即可,若要最新的版本,就直接下載SP3的吧!

像是我在更新了Service Pack 2之後,這時就會看到「列印」對話盒中,出現了「列印」這個設定區域,此時,就可以在「頁面範圍」中設定您想要列印的頁數了。
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以經常會遇到的問題及「初學者」的角度,來看待「電腦教學」這回事。