Excel深度教學:「二層」、「三層」的動態「下拉式選單」設定

Excel的多階層選單

在前一篇Excel的教學文中,我介紹了使用「資料驗證」的方式,來製作「下拉式選單」( Excel深度教學:使用「資料驗證」來製作「下拉式選單」),若您還不曉得這是什麼,您應該先看完那篇之後,再回過頭來看這篇。

而本篇要說明的是,有時我們的清單資料,是有「階層」的分類,尤其是產品很多的公司,一定都會把數量龐大的產品分門別類,要不然將所有的產品都設定成單一個「下拉式選單」,你可能也很難找的到。

例如下圖,是我簡單製作的文具用品清單,在每個「分類」中,都有屬於它自己的文具用品項目,因此在「品名」出現的下拉式選單,才不會一次出現所有的文具用品,而讓你選的眼花繚亂。
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那問題就來了,「分類」還不是什麼問題,就直接設定「清單」的來源就好了,因為它的清單項目都是「固定」的,但「品名」這一欄就不一樣了,因為這一欄的「清單」,是根據「分類」下去改變,是不是將「清單來源」給設死的,因此這邊就有個小技巧來分享給各位,教大家如何來處理這種狀況。

Excel二層下拉式選單設定教學

Step 1. 首先,在其它的工作表(例如:Sheet2)製作好一個有階層的資料清單,在下面的例如中,我簡單製作了一個文具用品的階層資料,所有的文具用品分為三類,分別是「書寫用品」、「辦公用品」及「紙製品」,並將分類的資料,填入第一列中,而該分類中的文具用品項目,就分別填入每個欄位裡,例如「書寫用品」裡有「原子筆、筆芯、鉛筆」等項目,如下圖:
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Step 2. 製作好分類的資料庫清單後,接著新增「文具用品分類」及每個分類下的文具用品的清單「名稱」,總共會新增四個「名稱」出來,如下圖名稱管理員所示,若您對於新增「名稱」的方法有問題的話,請參考「Excel深度教學:使用「資料驗證」來製作「下拉式選單」」這篇文章。
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Step 3. 接著先將「分類」的資料驗證,設定為「清單」,並將來源設定為「名稱」中的「文具用品分類」。
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若您能設定成功,我們就能在分類中,利用「下拉式選單」來選取文具用品的大分類項目了,如下圖:
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Step 4. 接著就是本篇文章的重點所在,就是「品名」欄位的「資料驗證」如何設定,因為在這個欄位中的清單是「變動」的,也就是隨著我們選擇的「分類」,而在「品名」欄位中,出現該分類的文具用品項目。

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首先,先選取整個「品名」欄位,也就是「欄位C」,接著在來源中輸入「=INDIRECT(B1)」,最主要就是利用「INDIRECT」這個函數,而儲存格B1就是分類的那一欄位,因此這邊要根據您的情況來做設定。

這邊你也許會有個問題,就是我怎麼會將這一整個C欄位,都設定「=INDIRECT(B1)」呢?第二列不應該要設定成「=INDIRECT(B2)」,而第三列應該是「=INDIRECT(B2)」嗎?

沒錯,您的疑問是對的,不過Excel真的蠻聰明的,它會主動幫我們做跳號的動作,厲害吧?
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而由於我們也將「標題」列也設定「資料驗證」了,因此會有底下這個「來源 目前評估為錯誤。您要繼續嗎?」的提示對話盒出現,這個地方不用管它,直接點擊〔是〕即可。
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Step 5. 最後再來到我們輸入資料的表單中,你就會發現到「品名」這欄位所有的儲存格,已經能根據該列的「分類」來產生出不同的「外拉式選單」了。
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如果您要設定「三層」的下拉式選單,第三層的作法也和第二層是一樣的。

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