Excel深度教學:VLOOKUP查表函數及比對中文字串時發生錯誤的問題

利用VLOOKUP查表公式,尋找其它欄位的數值

當我們利用「資料驗證」製作好文具用品分類的下拉式選單,也製作好第二層「品名」的動態下拉式選單之後,請參考「Excel深度教學:「二層」、「三層」的動態「下拉式選單」設定」,再來就是要傷腦筋每一項文具產品所對應的「單位」及「單價」了,總不能製作好便利的下拉式選單之後,卻要自己逐一的輸入各文具產品的「單位」及「單價」吧?

因此在這邊就要介紹一個在Excel中,非常好用的高階函式,也是「VLOOKUP」。
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以下是微軟官方網站「如何使用 VLOOKUP 或 HLOOKUP 尋找完全相同的值」,對於VLOOKUP的參數資料,而括號內的文字是我的註解:

=VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)

  • Lookup_value:在陣列第一欄中所要尋找的值。(要用來比對的文字)
  • Table_array:查閱資料中的資訊表格。(用來「被」比對的資料庫)
  • col_index:相符數值應該傳回的 table_array 應傳回相符的值。(比對後,要傳回資料庫的哪個欄位,從1開始)
  • Range_lookup:無論您想要尋找完全相符或近似的相符值,其為指定的邏輯值。如果是 TRUE 或是省略,就會傳回近似的相符值;也就是說,如果沒有找到完全相符的值,就會傳回下一個小於 Lookup_value 的最大值。如果是 FALSE,VLOOKUP 則會尋找完全相符值。如果找不到完全相同的值,就會傳回 #N/A 錯誤值。

看完了這些微軟的拉拉喳喳說明後,總之就是「要查什麼?從哪裡查?傳回什麼資料?」,接下來直接做個實例應用給大家看,就可以知道這個公式要如何運用了。

「VLOOKUP」函數範例說明

首先在使用VLOOKUP之前,我們要先把要查表的「表格」給準備好,這是一定的,因為您想要查表,總是要先有一個「表」來查吧?

Step 1. 以我們一直以來的文具用品的例子來說,我另外建立了一個「售價表」的工作表,如下圖所示,而我們所有使用的查表範圍即為紅色框框的地方,你知道為什麼要省略「分類」及「流水號」嗎?
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這是因為VLOOKUP的函式規定,所要查詢的表格第一欄,就是我們所要比對的數值,因此我們就要把「品名」這個將要用來比對的資料,安排在第一欄的位置。

Step 2. 接下來就要在要輸入的表格中,設定VLOOKUP的公式了,請點擊「單位」下面的儲存格,接著輸入「=VLOOKUP(C2,售價表!C1:E10, 2, FALSE)」,公式中的說明如下:

C2 => 為參考值,在這為「鉛筆」,我們就是要利用這個字串,來查詢「表格」對應該欄位資料。
售價表!C1:E10 => 為資料庫的表格,要查詢的資料,都是從這邊來查詢的,也就是在上一步中的表格資料範圍。
2 => 是要回傳「表格」的欄位。(1為品名、2為單位、3是單價),因此這邊會回傳「單位」這個欄位的值。
FALSE => 比對時,必需要完全相同,才回傳資料。
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而您應該會注意到,我所輸入的公式,好像和我剛才說的不太一樣:

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  • =VLOOKUP(C2,售價表!C1:E10, 2, FALSE)」 <= 我剛才所說的公式
  • =VLOOKUP(C2,售價表!C$1:E$10, 2, FALSE)」 <= 我實際輸入的公式

這兩個差別在於「$錢號」,稍微懂Excel的朋友應該知道,「$」在拖曳儲存格複製公式時,可以「固定」行號或列號,這我們等一下再示範。

比對中文字會發生錯誤的問題

在這裡我要提出一個問題:

「=VLOOKUP(C2,售價表!C1:E10, 2)」,若您在輸入公式時,少掉「FALSE」時,會發生什麼狀況呢?

由於少了FALSE,在比對時,就會以相似的比率來決定回傳的數值,因此這在比對「中文字」時,就會出現問題,例如下圖,當我將公式的FALSE拿掉之後,居然單位出現的是「包」,而不是正確的「支」了。
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其實,為了要百分百的抓出正確的數值,把「FALSE」加上去就對了。

Step 3. 回到我們輸入資料的地方,當我們把「$」放進欄位的地方,在使用「上、下」拖曳複製公式時,C2這個儲存格的位置就會自動的遞增,第三格變C3,以此類推,所以下面的儲存格,也能快速的填好資料,如下圖:
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而以同樣的方法來填入「單價」的公式,如下:

  • =VLOOKUP(C2,售價表!C$1:E$10, 3, FALSE)

和之前「單位」的差別只差在回傳的欄位值,回傳「單價」時,要回傳第3欄,這是為什麼這裡要放「3」的原因。
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同樣將「單價」下方的儲存格,也複製好公式,就可以完成我們所要製作的表格了。

利用「名稱管理員」可以將VLOOKUP做的更好

以上述的方式來使用「VLOOKUP函式」已經是非常好了,同樣的公式,還可以寫的更簡潔、更好維護,也就利用前幾篇Excel教學文章中所提供的「名稱管理員」。

只要您新增定義「售價表」這個「名稱」之後,如下圖:
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在輸入VLOOKUP公式的表格範圍時,就不需輸入又臭又長的表格定義了,不僅如此,將來若是查表的「表格」資料有異動,您都只需要去修正「名稱管理員」的資料定義範圍即可,而不需要大工程的修正輸入工作表的所有儲存格,因此在使用VLOOKUP時,強烈建議一定要使用「名稱」來輔助。
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若不曉得名稱要如何定義的話,請參考「Excel深度教學:使用「資料驗證」來製作「下拉式選單」」這篇文章。

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