如何設定Microsoft Outlook 2003收GMail的信件教學

源由

前一陣子介紹大家使用Gmail,有一個最主要的原因就是,Gmail可以免費使用POP3,來用收信軟體來收信、寄信。(請參考「推薦好用的e-Mail電子信箱Google GMail」)

而有許多已經使用POP3收信的人,都習慣使用Windows內建的Outlook Express,而不使用Microsoft Office的Outlook 2003,原因就是就是Outlook Express的介面單純且使用簡單,Outlook 2003並不難,它使用起來和Outlook Express差不多,功能反而更強大。

Outlook 2003有很多更多的優點,有通用的通訊錄行事曆便條工作待辦事項…,我們隨時可以使用手機、PDA來和這些個人資料做同步的動作,另外它還有個優點就是「備份郵件資料」容易,我將會陸續介紹及教學這些好用的功能。

如何設定Outlook

1. 如果你從來沒有執行過Outlook,第一次從開始功能表執行後,就要立即建立新的設定檔,你可以直接填入你的名字或是其它的名稱,如下圖:
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2. 第一次設定的話,先選擇「新增電子郵件帳號」。(日後要做更改的話,就可以選擇「檢視或變更現有的電子郵件帳號」)
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3. 選擇伺服器類型時,請選擇「POP3」。(如果是Hotmail就是選第四種「HTTP(H)」,而公司自己有Exchange的郵件伺服器時,就使用第一種「Microsoft Exchange Server(M)」)
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4. 接下來就要設定「網際網路電子郵件設定(POP3)」,這裡要填的資料有三大項,填完資料後別忘了要再按「其他設定」。

使用者資訊

  • 您的名稱: 輸入您想要在外寄郵件的 [寄件者:] 欄位中顯示的姓名 。
  • 電子郵件地址: 輸入完整Gmail電子郵件地址,如changyang319@gmail.com。

伺服器資訊

  • 內送郵件伺服器 (POP3): pop.gmail.com
  • 外寄郵件伺服器 (SMTP): smtp.gmail.com

登入資訊

  • 使用者名稱: 輸入您的Gmail帳號,如changyang319@gmail.com
  • 密碼: 輸入您的 Gmail 密碼

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5. 在「網際網路郵件設定」視窗裡,先選擇「外寄伺服器」頁籤,並將「我的外寄伺服器(SMTP)需要驗證(O)」打勾。
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6. 然後接著再切換到「進階」頁籤,第一步先將「內送伺服器(POP3)」及「外寄伺服器(SMTP)」的「此伺服器需要加密連線(SSL)」兩項打勾;第二步再將外寄伺服器的連接埠號碼改成「465」;第三步就按「確定」。
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(如果有人有習慣將「在伺服器上保留一份郵件複本」打勾收信保留伺服器上的信件時,其實在這裡是不需要打勾的,因為使用POP3收Gmail的信件時,並不會直接將信件收下來,如果你要將信件直接收下來,就要到Gmail的網頁上去做設定。)

7. 按下「確定」後,會再回到「電子郵件帳號」的設定視窗,這時請按一下「測試帳號設定(T)」按鈕,來測試一下我們的設定是否正確。
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8. 在完成所有的測試之後,要看一下所有工作狀態,是否都是「已完成」,之後再接著按「關閉」。
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9. 再次回到 「電子郵件帳號」的設定視窗,這時設定已經完成,直接按「下一步」。
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10. 最後再按「完成」。
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11. 完成設定之後會進入Outlook程式裡, 在「個人資料夾」裡的所有東西都存在C:\Documents and Settings\EndUser\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Outlook.pst這個檔案裡,在這個時候先不要按「傳送/接收(C)」去接收信件, 因為我們並不想使用這個在C磁碟的資料檔,每次重灌電腦時,都會忘記這個檔案,所以我們要將郵件資料檔轉到D磁碟,而教學將會在下一篇文章介紹。
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部份文字參考Google說明文件:

http://mail.google.com/support/bin/answer.py?answer=13278&topic=1556

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以經常會遇到的問題及「初學者」的角度,來看待「電腦教學」這回事。