如何備份你的Outlook 2003郵件及更改郵件資料檔PST的預設位置路徑

如何備份你的Outlook郵件?

在上一篇教學有提「如何設定microsoft outlook 2003收gmail的信件教學」有提到,當我們設定完Outlook後,所有的資料都會被存在一個檔案,所有的資料包括「郵件(收件匣/草稿/寄件匣/寄件備份)」、「行事曆」、「連絡人」、「工作」及「記事」,相對於OutlookExpress的一堆的郵件檔,Outlook的郵件備份只需要複製一個 .PST檔案就好了。

那要如何得知.PST郵件資料檔放在哪呢?

一般如果你沒有更改過.PST檔的路徑時,它都是放在「C:\Documents and Settings\使用者名稱\Local Settings\
Application Data\Microsoft\Outlook\Outlook.pst」 這個位置,

Local Setting這個資料夾是隱藏的,如果你沒有看到這個資料夾,你可以到控制台裡的「資料夾選項」,將「隱藏檔案和資料夾」設定成「顯示所有檔案和資料夾」,這部份的操作曾在其它教學提過,請參考「電腦中毒怎麼辦?工作管理員的解毒方法」的「不能只做終止程式這個動作」那一段。

如果你或是你朋友已經有幫你更改過路徑,你可以打開Outlook後,在「個人資料夾」的上方按滑鼠右鍵,選擇內容:
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然後點選「一般」頁籤裡的「進階」按鈕。(如果你想知道目前郵件資料檔的大小,你可以按「資料夾大小」)
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如下圖所看到的「檔案名稱(F)」欄位就是郵件資料檔.PST的路徑及檔名。
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轉移(更改)郵件資料檔PST的路徑

接下來的教學,就是要教大家如何將原本在設定在C磁碟路徑的郵件資料檔,給重新指定到新的D槽資料夾中,這樣做有個好處,就是日後電腦重灌時,就不用再另外再傷腦筋郵件備份的問題。談到更改Outlook的路徑,之前的教學文章也有提過如何移轉「我的文件」、「我的最愛」及「桌面」的方法,請參考「電腦重灌前與後的資料備份工作」。

移轉教學:

1. 看到Microsoft Outlook上方的功能列,點選「工具(T)」然後選擇「選項(O)」,如下圖:
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2. 看到「選項」視窗後,請點選「電子郵件帳號(E)」來開啟「電子郵件帳號」設定視窗,如下圖:

(開啟「電子郵件設定視窗」的另一方法,也可以在「開始功能表」上的「Microsoft Office Outlook」圖示上,按滑鼠右鍵選擇「內容」,然後再按「電子郵件帳號(E)」按鈕)
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3. 選擇「檢視或變更現有的電子郵件帳號(V)」,然後按「下一步」。

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(這個「電子郵件帳號」視窗應該不陌生才對,這和之前第一次設定電子郵件帳號同一個視窗)
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4. 在「傳送新的電子郵件至下列位置(N)」的欄位目前是指定到「個人資料夾」,也就是C磁碟裡的那個電子郵件Outlook資料檔,所以我們現在要在D磁碟開一個新的電子郵件Outlook資料檔,請按「新的Outlook資料檔(O)」按鈕,如下圖:
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5. 這時要設定「新的Outlook資料檔」,這邊有兩個選擇,
一是「Office Outlook個人資料夾檔案(.pst)」;
二是「Outlook 97-2002個人資料夾檔案(.pst)」,兩種都是.pst檔,只不過第一種是Outlook2003格式的,第二種是舊格式Outlook 97-2002的版本,這邊我們當然是選擇第一個新的2003「Office Outlook個人資料夾檔案(.pst)」。
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6. 按下「確定」之後,你會看到「建立或開啟Outlook資料檔」的視窗,這裡有兩個狀況:

    • 如果你現在是重灌後,而且已經有備份過.pst檔,你可以直接指定那個備份的.pst檔。
    • 如果你是沒有備份的pst檔時,就要在D磁碟建立一個新的電子郵件Outlook。

如下圖所示,我建立了一個新的電子郵件Outlook資料檔「資件資料檔.pst」,一般我都會在D磁碟建一個Outlook的資料夾,然後把所有的電子郵件Outlook資料檔放在一起,你也許有注意到在我的Outlook資料夾裡,還有兩個之前已經備份的電子郵件Outlook資料檔叫「andrew.pst」及「AndrewAsus.pst」,這兩個資料夾也可以稍後使用同樣的方法一一加進去。
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7. 當你在上一步中按下「確定」後,會看到「建立Microsoft個人資料夾」視窗,在這裡你可以在名稱(N)欄位,輸入一個容易辨別的名稱,這邊輸入的名稱會出現在Outlook的程式裡,後面你就會明白的為什麼要改個名字比較好。
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8. 當你定義好電子郵件資料檔後,會再度回到「電子郵件帳號」的設定視窗,這時你可以點「傳送新的電子郵件至下列位置(N)」來選擇剛剛建立的那個郵件資料檔,這樣你所定義的這個Gmail帳號所收進來的信件,就會全部送進所指定的Outlook資料檔裡。
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9. 這時會有個訊息出現「您已變更電子郵件的預設傳送位置。此項作業將變更您[收件匣]、[行事曆]及其他資料夾的位置。這些變更將會在您下次啟動Outlook時生效。」,這時當然是按下「確定」。
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10. 再來會回到一開始「選項」的視窗,這時請按「確定」。
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11. 最後來到Outlook的主視窗內,在這裡會看到新的「郵件資料夾」及舊的「個人資料夾」,由於我們已經將收信的路徑重新指定到「郵件資料夾」裡,所以在這裡我們要把舊的「個人資料夾」給關閉掉,以免會把新舊資料檔搞混,而關閉掉的方法很簡單,你只要在這個資料夾的上方按下滑鼠右鍵,然後選擇「關閉 個人資料夾」就會將這個.pst檔給關閉掉
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2 關於 “如何備份你的Outlook 2003郵件及更改郵件資料檔PST的預設位置路徑” 的評論

  1. 請問我有新的郵件資料夾,把舊的個人資料夾關閉,請問舊的個人資料夾如何再開啟?

    1. 你只需要在「資料檔案」的地方,去「新增」原本的pst檔即可。在新增之後,就可以在「所有郵件資料夾」的地方,看到你加入的pst檔了。

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以經常會遇到的問題及「初學者」的角度,來看待「電腦教學」這回事。